「社員が持っている知識を共有して、誰でも同じクオリティを出せるようにしたい……」と悩んでいる方は意外と多いです。
しかし自分の知識を、他の人にナレッジとして伝えることは非常に難しいです。
そこでナレッジ共有ツールを使って、社内・チーム内で情報共有してはいかがでしょうか？
ナレッジ共有ツールを用いると、属人化を防ぐきっかけになり情報共有がしやすくなります。
この記事では、ナレッジ共有やおすすめツールについて紹介します。
ナレッジ共有とは？
ナレッジとは、企業活動に良い効果をもたらす企業・社員が持っている知識や経験、事例などをまとめたものを指します。
勤続年数や経験豊富な人は多くのナレッジを持ちますが、これを共有したり新しい人に伝えていく手段や時間を得ることが難しいために、属人化してしまいます。
業務の効率化や企業発展のためには、ナレッジの共有が必要です。
ナレッジ共有によって、以下のメリットが得られます。
- 属人化の防止
- 業務効率化
- 社員の関係性向上
- 教育資料
- 引き継ぎコストの低減
ナレッジ共有やメリットについて詳しく知りたい方は「ナレッジ共有とは？企業が抱える問題を解決する4つのSTEP」を参考にしてみてください。
ナレッジ共有を成功させるためのツールの選び方3つ
ナレッジ作成やナレッジ共有を簡単におこなえるツールは様々なものがあります。
ナレッジ共有を成功させるための選び方をご紹介します。
使いやすさ・操作性
ナレッジ共有ツールは誰でも使いやすく、ITリテラシーがあまり高くない人でも使いこなせることが重要です。
ユーザーが使いにくければ組織内にナレッジ共有が浸透せず、徐々にナレッジ共有されなくなってしまうからです。
直感的な操作が可能で、HTMLやCSSなどの特別な知識がなくてもページ作成ができるツールも多数提供されています。
導入前に無料トライアルができるツールもあるため、試してみることがおすすめです。
セキュリティ対策は万全か
ナレッジには顧客情報や機密情報が含まれる社内秘の情報も多く含まれます。
特にクラウド型のナレッジ共有ツールの利用には、セキュリティ対策が万全であるかをしっかり確認しましょう。
社内の情報部門と相談し、どのようなセキュリティ対応が必要かを確認して選定してください。
導入と運用コストは予算に合っているか
導入にあたっては運用にかかるコストが予算に見合っているかも確認しましょう。
ナレッジ共有ツールの仕様は様々であり、使用する企業の規模によって適したものがあります。
ユーザー数も少人数向けのものもあれば、大規模企業向けに合わせて開発されたものもあります。
ユーザー数・機能の有無によって料金は変動するため、予算に合わせて効率よく活用できるツールを選びましょう。
【目的別】ナレッジ共有ツールの特徴
ナレッジ共有ツールは目的に合わせて選ぶ必要があります。
どんなツールを選べばいいのか、目的に合わせて解説します。
社内の問い合わせを減らしたい
社内の問い合わせを減らしたい場合は、社内wikiやFAQ、チャットボットを使いましょう。
社員が情報やナレッジを
- 書き込み
- 蓄積
- 編集
- 検索
- 閲覧
によって、確認したいことが簡単に探せます。
よくある質問を集約すれば自己解決が図れるほか、業務マニュアル、教育資料にも役立ちます。
ペーパーレス化してナレッジを共有したい
ペーパーレス化してナレッジ共有したい場合は、検索機能に優れた電子文書を保管・保存・活用・廃棄まで一括管理できるツールを使いましょう。
検索機能に優れたツールであれば、必要な情報にスムーズにアクセスできます。
全文検索システムが備えてあるツールもあり、本文内のキーワードや添付ファイルの内容まで検索できるものもあります。
情報伝達をスムーズにおこないたい
情報伝達をスムーズにおこないたい場合は、社内SNSがおすすめです。
社員間で利用可能なビジネス用のSNSを活用すると情報伝達がスムーズです。
社内SNSは、コミュニケーションを活性化できます。
ダイレクトに要件を伝えられるため、スピーディーな情報共有が可能です。
ナレッジ共有をオンラインでスムーズにおこないたい
ナレッジ共有をオンラインでスムーズにおこないたい場合は、クラウド上のデータストレージを使いましょう。
ローカル保存してしまうと、更新が反映されず最新のナレッジが共有されなくなる問題が発生します。
対してクラウド上であれば、リアルタイムでの更新が可能となり、端末を問わずに訪問先や在宅でも確認できます。
ナレッジ共有ツールおすすめ16選
上記で説明したナレッジ共有ツールの目的別での分類を元に、おすすめのナレッジ共有ツールをご紹介します。
KUZEN
「KUZEN」は誰でも簡単に直感的な操作ができるAIチャットボットです。
社内問い合わせに強みを持つため、FAQやナレッジをデータベース上に蓄積し、社内の業務改善に貢献します。
チャットボットのため、リアルタイムでの自動応答ができ、複数部署での問い合わせもまとめて解決可能です。
また、様々なチャットツールやSaaSツールと連携も可能で、対話インターフェースの中で問い合わせや申請作業もおこなえます。
NotePM
「NotePM」は社内版のWikipediaツールでナレッジ共有に特化しています。
高機能なエディタやテンプレートが多数揃えてあるため、複雑なHTMLの知識がなくても簡単にナレッジ作成ができ、検索性に優れているため情報の整理のしやすさが大きな特徴です。
esa
「esa」はプロジェクト途中でもナレッジ共有可能なツールです。
「情報を育てる」というコンセプトで開発された自律的チームのための情報共有サービスです。
esaは、WIP機能で未完成で共有できるため、後から更新をしてクオリティを高められます。
バージョン管理によって、更新の確認や過去バージョンへの戻すこともできます。
Qiita:Team
「Qiita:Team」は簡単に書けて共有できる社内向け情報共有ツールです。
エンジニア向けブログ「Qiita」のビジネス版であるため、エンジニア向けのアプリが豊富です。
コメントやメンション機能で気軽にメンバー同士でやりとりができるため、質問や発信された情報へのアクションへの敷居を低くしナレッジマネジメントの導入をスムーズに進めやすい特徴を持ちます。
Qast
「Qast」はいつでもどこでも誰でも使いやすい社内の知恵袋のような存在で、Q&Aとメモでナレッジを共有・蓄積するクラウドです。
簡単に質問・回答が作成可能で、溜まったナレッジはフォルダやタグで分類できるため、検索で知りたい情報にすぐアクセスできます。
OKWAVE IBiSE
「OKWAVE IBiSE」はカスタマーサポート向けのナレッジ共有ツールです。
シンプルな画面設計のためプログラミングの知識がなくても、Q&Aを入力すれば簡単にナレッジ作成ができます。
セキュリティ対策も万全で、機密性の高い情報にもアクセス制限をかけられます。
チャットツールの「Slack」と連携も可能です。
Confluence
「Confluence」は、社内のコンテンツを作成できるサービスです。
テキスト共有のみならず画像や動画の添付も可能で、
- 会議の議事録
- プロジェクト計画書
- 製品の要件書
など様々なテンプレートの利用で見栄えの良い資料作成が簡単におこなえます。
様々なクラウドストレージとも連携可能なため、共有したナレッジを一元管理できます。
flouu
「flouu」は社内に散在した情報や文書を集約し、チーム作業の業務効率化に貢献するツールです。
複数名でのリアルタイム同時編集機能や、ドキュメントを見ながらのチャット機能などの情報共有を支える機能を多く備えています。
全文検索機能が搭載されており情報を効率的に検索でき、AIによる関連情報の提案も可能です。
Docbase
「Docbase」は同時編集機能によって情報共有の文化を作ることをコンセプトとするナレッジマネジメントツールです。
Markdown記法や外部サービスの埋め込み、ファイルのアップロード、メモの差し込みなど文書作成機能が充実しています。
セキュリティ面でもアクセス制限や2段階認証、データ暗号化など多方面で安心できるシステムが組み込まれています。
Scrapbox
「Scrapbox」は、「チームのための新しい共有ノート」をコンセプトとするナレッジ共有ツールです。
データやノウハウをすばやく管理でき、構造がシンプルなため、手軽に共有できます。
単語同士がリンクを通じてつながり、情報量が膨大になっても、分類や整理は不要で効率的にナレッジ共有が実現できます。
楽々Document Plus
「楽々Document Plus」は、多機能な文書管理・情報共有システムです。
複数のファイルを束ねて電子データとして、1つのドキュメントにまとめ、フォルダに保管し、日付や作成者などの項目を属性として付与し登録できます。
属性検索や全文検索が可能で、欲しい情報を簡単に検索して探し出せます。
ASTRUX SaaS
「ASTRUX SaaS」はクラウドで簡単に文書管理できるツールです。
文書の持ち出し制限機能や申請・承認ワークフローを備えており、セキュリティ対策や権限管理のしやすさが特徴です。
kibela
「kibela」は、ブログ形式・wiki形式の2種類の書き方で使い分けができる点が特徴です。
SNSのような気軽さで情報発信したくなる工夫が盛り込まれているため、社内コミュニケーションを活発化できます。
特別な知識がなくても簡単に誰でも利用できるようUIが洗練されています。
アクセス権限も柔軟に設定可能で、セキュリティ対策も万全です。
Talknote
「Talknote」は社内SNSで、コミュニケーションを活性化させて、エンゲージメント向上に貢献。
日々のあらゆるコミュニケーションをテーマごと分類できます。
蓄積した会話が組織内の価値観となり、方向性や判断軸を統一できるメリットがあります。
Googleドライブ
「Googleドライブ」はGoogle社が提供する企業向けグループウェアのオンラインストレージサービスです。
書類をクラウド上で作成でき、入力している情報が自動で保存されます。
マニュアル作成も簡単にでき、複数人での共有設定も柔軟に対応が可能です。
OneDrive
「OneDrive」は、マイクロソフト社提供のオンラインストレージサービスです。
オフィス製品として広く普及しているWord・Excelなどとの連携がスムーズです。
共同作業も簡単におこなえ、Windowsとの相性がよいことが特徴です。
まとめ：ナレッジ共有の目的を明確にした上でツールを選定しよう！
ナレッジは社員一人ひとりが積み重ねた貴重な財産で、共有しようと意識しなければ、属人化は改善されません。
ナレッジ共有をすると企業全体で活用でき、所属する企業やチームのさらなる発展や効率化が期待できるでしょう。
ツールの選定の際は、企業の規模や業務内容はそれぞれ異なるため、どのような目的でおこないたいか明確にした上で、この記事を参考に取り上げたものを検討してみてください。