「業務効率化を促進させたい……」
「業務改善コンサルを依頼すべきか迷っている」
このようなお悩みはありませんか？
業務改善コンサルは、短期間で業務改善を図りたい企業や第三者の視点でアドバイスが欲しい企業などにおすすめです。
しかし、依頼先を間違えるとコストだけ増えて業務改善につながらないこともあるため、選び方には注意が必要です。
そこで本記事では、業務改善コンサルに関する以下の内容を紹介します。
- 業務改善コンサルができること
- 業務改善コンサルの選び方や金額相場
- 業務改善コンサルの流れ
記事の後半では「業務改善コンサルの活用を成功させるポイント」についても解説しますので、ぜひ最後までご一読ください。
目次
業務改善コンサルとは
業務改善コンサルは、自社の業務プロセスを可視化した上で業務改善に向けて支援してくれるサービスです。業務改善のノウハウを持たない企業にとっては、特に心強い存在になることでしょう。
続いて、業務改善コンサルに関する以下の内容を解説します。
- 業務改善コンサルでできること
- 業務改善コンサルが必要な企業
自社に業務改善コンサルが必要かどうか、参考にしてみてください。
業務改善コンサルができること
業務改善コンサルでできることは、大きく4つあります。
- 業務プロセスの可視化
- 改善ポイントの抽出
- 新たな改善策の提示
- 効果測定
前提として、細かなサービス内容や支援の範囲は企業によってさまざまですが、一般的には上記の項目が挙げられます。専門家として中長期的な視点でアドバイスできることが、業務改善コンサルの強みです。
基本的にコンサル内容はオーダーメイドです。コスト削減に向けた支援やソフトウェア導入の支援などを行うこともできます。
期間は企業や状況によってそれぞれですが、数ヵ月にわたる支援が一般的です。
業務改善コンサルが必要な企業
最も需要が大きいのは、短期間のうちに業務改善が必要な企業です。
たとえば、定型業務が多過ぎる企業や人手不足の企業にとっては、業務改善コンサルの導入が大きな効果をもたらすでしょう。
自社では業務改善ができない分野だけを業務改善コンサルに依頼することも可能です。
業務改善コンサルは、第三者の視点で専門家として支援を行います。客観的なアドバイスが欲しい企業や、競合他社の事例が知りたい企業でも業務改善コンサルの導入が効果的です。
業務改善コンサルの選び方と注意点
業務改善コンサルを選ぶ際は、自社業界に詳しいコンサル先を選ぶことが重要です。
なぜなら、コンサルティング会社として長年の実績がある企業でも、自社業界に詳しくなければ適したアドバイスがもらえない可能性もあるからです。
同じコンサルティング会社であっても、担当者によって得られる効果は異なります。コンサル先を検討する際は、会社の実績だけでなく担当者まで細かくチェックするようにしましょう。
業務改善コンサルへの依頼は高額な費用が発生する点にも注意が必要です。コンサルに依頼したからといって、必ず業務改善する保証はありません。
今は書籍やインターネットからでも、業務改善に必要なノウハウがある程度手に入る時代です。自社のリソースを確認し、十分検討した上で業務改善コンサルに依頼することをおすすめします。
業務改善コンサルの金額相場
前提として、業務改善コンサルに依頼する費用は支援内容や依頼する相手によって大きく異なります。
一般的な金額相場は、100万円〜200万円程度と考えておくと良いでしょう。これはコンサルタント1人あたりの金額なので、複数の相手に依頼する場合は追加の費用が必要です。
決して安い金額ではありませんが、長期的な視点で考えると業務改善コンサルに依頼した方が将来の利益が残るケースは多く存在します。
下記は、コンサルへ依頼した場合の計算方法の一例です。
■コンサル依頼の例
・支援期間：4ヵ月
・依頼するコンサルタントの数：2名
・1人あたりのコンサル費用：100万円/月
・稼働率（1ヵ月間でどの程度支援に時間を使ったか）：70%
→4ヵ月×2名×100万円×70%＝560万円
経験豊富なコンサルに依頼する場合は、当然単価も高くなります。一方で、経験の浅いコンサルだと期待通りの業務改善につながらないケースもあるので注意が必要です。
業務改善コンサルの流れ
ここからは、業務改善コンサルの流れを紹介していきます。
- 現状の業務プロセスを可視化する
- 業務改善が必要な項目を明らかにする
- 現場メンバーと確認しつつ新たな業務プロセスを作成する
- 新たな業務プロセスを現場へ反映させる
- 効果測定をおこなって更なる業務改善を目指す
それでは、順番に見ていきましょう。
1. 現状の業務プロセスを可視化する
はじめに、社員へのヒアリングや現地調査などを実施して現状の業務プロセスを可視化します。やり方は企業によってさまざまですが、業務フロー図や業務一覧表を使用することが一般的です。
2. 業務改善が必要な項目を明らかにする
次に、可視化した業務プロセスから業務改善が必要な項目を明らかにしていきます。
社内の人間だけだと「既存のやり方が正しいものだ」という固定概念も働きがちですが、業務改善コンサルなら第三者の視点で問題点を抽出することが可能です。
改善すべき点は何か、どこの部署で無駄が発生しているのかなど、可能な限り詳細にチェックしていきます。
3. 現場メンバーと確認しつつ新たな業務プロセスを作成する
業務改善が必要な項目を明らかにできたら、現場メンバーと確認しつつ新たな業務プロセスを作成します。
しかし、中には新しいやり方に反対する社員が出てくることもあるでしょう。そんなときも、第三者の立場で必要性を説明できる業務改善コンサルは、重要な役割を担ってくれます。
実際に業務改善に取り組むのは現場の社員ですので、依頼側も一緒に改善案を作成することが重要です。
4. 新たな業務プロセスを現場へ反映させる
新たな業務プロセスが完成したら、実際に現場へ反映させます。
業務プロセスを現場へ反映させる際は、社員を混乱させないために業務マニュアルを作成することがポイントです。
5. 効果測定をおこなって更なる業務改善を目指す
業務改善に取り組んだあとは、効果測定をおこなうことが重要です。もし思うような結果が出なかったとしても、原因を追求すれば今後に活かせます。
業務改善コンサルからは、これまでの知見やノウハウをもとに新たな改善案を出してもらえることでしょう。
コンサルタントに依頼するまでの流れ
コンサルタントに依頼するまでの流れは、下記の通りです。
- 業務改善のゴールを明確にする
- 業務改善の対象項目を抽出する
- 担当者を決めて今後の流れを共有する
- コンサルティング会社を複数探して依頼する
コンサル依頼を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
1. 業務改善のゴールを明確にする
まずは、業務改善のゴールを明確にすることが重要です。
数字と期限を具体的に設定し、実際に取り組む社員が「少しがんばれば達成できそうな距離感」の目標にする必要があります。
業務改善はあくまでも手段であり、目的ではありません。業務改善に取り組んだ先の最終的なゴールがどこであるのかを、忘れないようにしましょう。
2. 業務改善の対象項目を抽出する
次に、業務改善の対象項目をできる範囲で抽出します。会社のことを最も把握しているのは社員ですので、業務内容や業務時間、業務メンバーなどを明らかにしておきましょう。
3. 担当者を決めて今後の流れを共有する
続いて、業務改善に取り組む担当者を決めて今後の流れを共有します。専門家にコンサルを依頼するとしても、実際に取り組む上では社員の協力が不可欠です。
社員もすでに今後の予定を立てているでしょうから、必ず事前に相談しておきましょう。
4. コンサルティング会社を複数探して依頼する
コンサルティング会社を決める際は、費用や支援内容を比較できるように複数の会社をリストアップします。今はネットでも検索できますし、人づてに紹介してもらうのも良いでしょう。
最終的に1社へ相談する際は、前述した内容をもとに依頼したい内容を明確に伝えることが大切です。
業務改善コンサルの活用を成功させるポイント
最後に、業務改善コンサルの活用を成功させる4つのポイントを解説します。
- 業務改善に取り組む体制を構築する
- コンサルタント企業だけでなく担当者との相性も確かめる
- コンサル内容の細かな調整ができるかを確認する
- 連絡を密に取って進捗状況を確認する
それでは、1つずつ見ていきましょう。
【ポイント1】業務改善に取り組む体制を構築する
1つ目のポイントは、業務改善に取り組む体制を構築することです。
企業によっては業務改善をコンサルへ任せっきりにしてしまうケースも見られますが、無理やり始めるのではなく、しっかりと体制を整えることが重要です。
いくら専門家に依頼したとしても、業務改善に取り組む体制が構築できていないと目標達成は難しいでしょう。
【ポイント2】コンサルティング企業だけでなく担当者との相性も確かめる
2つ目のポイントは、コンサルタント企業だけでなく担当者との相性も確かめることです。たとえ希望するコンサルティング企業に依頼できたとしても、実際には担当者とのやり取りが命運を握ります。
「担当者との相性が合わない」、「担当者の経験が浅くて満足なフォローが受けられない」などの事態は避けたいものです。
プロフィールを確認したり面談を実施したりして、事前の対策を図りましょう。
【ポイント3】コンサル内容の細かな調整ができるかを確認する
3つ目のポイントは、コンサル内容の細かな調整ができるかを確認することです。
コンサルティング企業の中には予めサービス内容を定型化しているところもありますが、大切なことは自社に必要な支援が受けられるよう調整することです。
【ポイント4】連絡を密に取って進捗状況を確認する
4つ目のポイントは、担当者と密に連絡をとって進捗状況を確認することです。
たとえば業務改善コンサルが資料を作成する際に、もしこちらのイメージと大きく乖離していたら、完成後では取り返しのつかないことになってしまいます。
定期的にMTGの場を設けるなどして、密にやり取りができる環境を構築しておきましょう。
業務改善コンサルを活用して、業務効率化を促進させよう
今回は、業務改善コンサルについて解説しました。
業務改善コンサルは、これまでの経験から得た知見やノウハウをもとに、第三者の視点で支援してくれる心強い存在です。
コンサルを入れるには大きな費用が必要ですが、長期的に見ると依頼をした方が将来の利益につながるケースも存在します。
依頼するメリットの方が上回る場合は、業務改善コンサルを活用して業務効率化を促進させましょう。
