「自社でも業務効率化を図ろう」と提案してみても、何から手をつければいいのか、どんな方法があるのか、イマイチよくわからないという担当者の方も多いのでは？
業務効率化を目指すにあたっても、プロセスがあります。
また気を付けなければならない注意点も存在するでしょう。
今回は、業務効率化を目指す具体的手法や考慮しておくべき注意点など、計画の検討・実施の際に役立つ考え方を詳しく紹介していきます。
業務効率化とは
業務効率化とは、仕事のやり方などを工夫することで、これまでよりもさらに効率的かつ生産性の高い業務の進行を目指す活動です。
一般的に、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしていくことが効果的であるとされています。
業務における「ムリ・ムダ・ムラ」とは、 以下の通りです。
- 従業員一人ひとりに対しムリな量の仕事が任されている
- 業務フローの中にムダなプロセスや作業がある
- 作業担当者それぞれの仕事の質にムラがある
日々の業務の中に隠れている、このような点を一つひとつ洗い出し、改善していくことで、効率的な業務進行を目指します。
業務効率化へのアプローチの仕方
業務効率化を目指すにあたって、考え方にも様々あります。
具体的に業務効率化を目指すアプローチの考え方・方法として、どのようなものが挙げられるのでしょうか。
業務を削除する
業務を見直してみて、無駄だと思われる業務があれば、積極的に省いていきましょう。
これまでの慣習や慣れによって、必要なのかそうでないのかよくわからないまま続けている業務はしばしば存在します。
既存業務をしっかりと見直してみることはもちろん、時間や手間を省ける部分はないのか、改めて考えることも重要です。
よりよい方法があれば、業務の削除も視野に入れるべきでしょう。
業務をまとめる
部やチームを超えて、似たような業務をしていたり、重複している業務が存在したりしている場合があります。
このような業務を一か所にまとめるだけでも、十分業務効率化に繋がります。
そもそも業務の重複がおこらないためには、部やチーム間のコミュニケーションの円滑化が重要です。
違う部署やチームであっても、情報をしっかり共有できるような工夫も合わせて必要になります。
個々の業務クオリティーを整える
作業する個々人のクオリティーの差異も、業務の不効率化に繋がります。
このような個人の業務クオリティーの差異は、きちんとした教育である程度カバーができるはずです。
マニュアルの整備、作業者の育成体制や環境の整備をきちんとおこなうだけでも、一人ひとりのスキルを均一化し、向上させられるでしょう。
スタッフの育成体制が不十分であると感じられる場合には、十分に改善の余地があります。
業務を自動化する
人がおこなっている業務を機械によって自動化させることは、業務効率化の代表的な方法の一つです。
特にあまり思考を必要としない単純作業や反復作業はできるだけ自動化し、人の手はより思考能力を必要とする業務に割いた方が効率的です。
定期的に発生する入力作業や、膨大なデータの処理作業などは、システム導入も検討してみましょう。
従業員個人の意識を高める
業務効率化は、働く一人ひとりの意識が必要不可欠です。
経営者やマネジメント層が業務効率化を強く訴えていても、実際に作業する従業員一人ひとりが意識的に行動しなければ、大きな成果は得られません。
施策の検討も重要ですが、合わせて業務効率化を目指す目的や意義を、従業員に理解してもらえるよう周知徹底するようにしましょう。
チームや組織としての施策だけでなく、一人ひとりの日々の業務の中でも効率化できる部分はたくさんあります。
フレキシブルな働き方を整える
従来は「仕事はオフィスでするもの」という概念が一般的でしたが、昨今のコロナウイルス感染症の影響もあり、その考え方は変容しつつあります。
場所に関係なく、資料やシステムにアクセスしたり、ミーティングしたりできる環境を整えることで、例えばオフィスへの移動時間や会議に集まるための出張費用などを削減できるでしょう。
場所や時間に囚われない働き方は、従業員の在宅ワークの推進にも繋がるので、ライフワークバランスが整い、従業員満足度も上がるというメリットも考えられます。
アウトソーシングする
専門ではない作業を試行錯誤しながら、たくさんの時間を費やしているのであれば、外注してしまうのも一つの手です。
プロに任せた方が作業時間も短く、クオリティーとしてもよりよい物を目指せます。
自社で内製化したいと考えている場合でも、まずは外注に依頼し、そのスキルやノウハウを内部に引き込んだ方が効率的です。
業務効率化を図るための注意点
業務効率化を図る際には、考慮しておきたい注意点も存在します。
効果的に業務効率化を図れるよう、以下の点には注意しながら進めていきましょう。
現状のリサーチを徹底しておこなう
業務効率化の施策を考える前にもっと重要なことは、現状の組織状況や作業状況を徹底的に把握しておくことです。
業務効率化は、現状の課題や問題を解決する形でアプローチしてこそ意味があります。
組織間の連携や従業員一人ひとりの作業状況、職場環境などを念入りに調査することから始めましょう。
しっかりとした調査があってこそ、本当に効果のある業務効率化を目指せます。
闇雲にシステムを導入しない
「業務効率化＝機械化・自動化」と捉えている人も多いのではないでしょうか。
実際には、機械に代替させることだけが業務効率化ではありません。
新しいシステムの導入は、費用や労力が伴います。
自動化による成果よりも、これらのコストの方が上回ってしまっては意味がありません。
闇雲に「自動化させれば効率化し生産性が上がる」と考えず、必要なコストと導入後に見込める成果を照らし合わせながら、慎重にシステム導入を検討する必要があります。
常に効果測定と改善を怠らない
業務効率化は、施策の実施がゴールではありません。
むしろ施策を開始してからこそが重要ともいえるでしょう。
個々における施策の実施やシステムの導入後も、効果測定を徹底し、不備や問題があれば改善や修正に務めましょう。
継続した施策の実施・状況把握・問題改善を回してこそ、業務効率化における高い効果が期待できます。
事業に本質的なマイナスな影響が及ばないように注意する
業務効率化に注力しすぎるあまり、事業に本質的な影響があっては大変です。
本来提供しているサービスや商品に影響が及ぼされていないか、意識しながら業務効率化を考えることも重要です。
よくありがちな例として、以下のようなケースが考えられます。
- 作業効率を求めるあまり、サービスの質が低下してしまった
- 社内における業務時間削減を徹底したのに、従業員の在宅業務時間が増えていた
- サービスをオンライン化したら、顧客の志向に合っておらず客離れが増えた
このような意図していなかった方向へのマイナスが起こらないよう、注意しながら施策を推進しましょう。
業務効率化を図る具体事例
実際に業務効率化を目指すための具体的手法を紹介します。
企業規模に関わらず、どの企業でも試せることも多いので、社内の状況に合わせて実施を検討してみましょう。
無駄な業務・重複した業務を削除する
どの企業でも手っ取り早く取り掛かれることが、業務の削除です。
習慣としておこなっていた会議、他の部署でも似たようなことをやっていた業務、意思決定までの長すぎる承認など、本当に必要とされている業務なのか今一度見直してみましょう。
福島県郡山市では、庁内での座談会によって「総業務量」と「全庁共通業務の割合」を把握し、その上で細かな業務改善・削減に取り組んだところ、2年度分の業務量を4,773時間削減することに成功しています。
マニュアルを整備する
接客対応やオペレーションにおけるマニュアルがきちんとしていないと、スタッフ一人ひとりの作業クオリティーに差異が生じやすいといえます。
マニュアルの内容が分かりやすいことはもちろん、誰でもすぐに確認できる状態にしておくことも重要です。
基本の作業を網羅することと合わせて、考えられるイレギュラー対応についても含めておくとさらに効率的です。
株式会社ハクブンでは、「高品質な技術やサービスを全国の店舗で均一に提供したい」という思いの下、技術マニュアル動画を作成し、社員教育に活用したところ、時間あたりの入店数が1.8倍に上がり、生産性の向上を達成しています。
文書の電子化
近年では、環境のためにも文書や書類のペーパーレス化が進んでいます。
契約書を始めとした様々な文書を電子化しておくことは、資源の削減はもちろん、資料のクラウド化を促し、場所を問わずすぐに書類を確認できる環境を整えることにも繋がります。
物流サービスを展開する鈴与株式会社では、各物流拠点において紙ベースでおこなっていた帳簿の業務をすべてタブレットによる電子化をおこないました。
それまで年間1,500万枚の紙を使用していましたが、電子化により紙の消費量を月間5,600枚削減でき、さらに作業時間も月間370時間削減できました。
業務効率化アプリやツールの活用
個々の業務効率化としてはもちろん、チーム内のコミュニケーションの円滑化に、アプリやツールの運用が効果的です。
日頃から業務を円滑に進められるよう、業務効率化アプリの使用を積極的に実施してみましょう。
- チームとのコミュニケーションアプリ
- 施策や企画の工程進捗アプリ
- チーム内のスケジュール共有アプリ
- ファイル共有アプリ
無料で使用できるアプリも豊富にあるので、ぜひ検討してみましょう。
業務に便利なアプリやツールは「業務効率化できるアプリやツール8種類を活用しよう」でも詳しく解説しています。
株式会社白崎コーポレーションでは、社内のナレッジ共有としてSales Force Automationという営業支援ツールを導入した結果、会議の度におこなっていた資料作成業務の削減を実現し、日常的に情報共有をしやすい環境を整えた事例があります。
問い合わせ対応を自動化する
ユーザーからの問い合わせを電話やメールで対応している企業も多いと思われますが、同じような質問が寄せられることも多く、反復業務と化している場合も考えられます。
よくある質問や単調な質問は、ユーザーによる自己解決をある程度促すことによって、これにかかる人的リソースを削減できます。
チャットボットなどの自動対応できるシステムをWebサイトに設置しておけば、質問された内容やユーザーの動向をデータとして蓄積することもできるので、分析にも役立ちます。
株式会社Paidyでは、Webサイト閲覧者の問い合わせ対応にAIチャットボットシステムの「KUZEN」を導入したところ、電話やメールによる有人対応の件数が月間数百件単位で減少しました。
単純作業を自動化する
反復する作業や定期的な作業、単純な作業を自動化することで、業務時間を大幅に削減できるでしょう。
RPAやAIなどの外部ツールの導入はもちろん、自社内でもVBAやPythonといった比較的簡単なプログラミング言語を使用して自動化を実施することは可能です。
三菱UFJフィナンシャルグループ（MUFG）では、様々なデータベースや記録への証跡を残すための複数回のログインやデータの移動をRPA化することによって、これに従事する従業員6～7割の仕事を自動化することができています。
結果として約20の業務で合計2万時間の作業時間削減につながっています。
在宅ワーク・リモートワークを導入
自宅を始めとした場所を問わない就業スタイルは、移動時間などを極力削減できるため、時間や経費の削減に繋がります。
本質的な在宅ワーク・リモートワークの実施のためには、機材の配布はもちろん、社内システムのアクセス権の整備やコミュニケーションツールの充実化など、万全な準備が必要です。
事例としては、東日本電信電話株式会社（NTT東日本）がWeb会議の導入と在宅勤務の導入を実施し、時間外労働を13％削減、月間労働時間が45時間以上の社員を34％減少させることに成功しています。
まとめ：本当に効果のある業務効率化について検討しよう
一口に”業務効率化”といっても、その方法は多岐にわたり、企業によって実施すべき施策も異なります。
大事なのは、自社に合った手法を考えること。
そのためには、現時点での職場環境や従業員の働き方について十分な理解が必要不可欠です。
自社の課題や問題を理解し、それを解決していく目的で、業務効効率化の方法を検討してみましょう。
また個々人の意識を高めることで、その効果もさらにアップします。
施策の内容だけでなく、従業員一人ひとりの意識やモチベ―ションにも配慮しながら推進することで、より本質的な業務効率化を目指せるでしょう。
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