業務効率化にシステム導入を活用!改善できる業務例やツールを解説

業務効率化にシステム導入を活用!改善できる業務例やツールを解説

システムによる業務の自動化・機械化は、業務効率化を目指す上でとても有効な手法の一つです。

しかしながら、一口に「自動化」といっても、業務への活かし方は様々です。

今回は、自動化できる代表的な業務の例や、そのメリットなどを詳しく解説していきます。

システムによる自動化によって、何が解決されるのか、理解を深めていきましょう。

目次

    業務効率化とは

    業務効率化とは

    業務効率化とは、既存の仕事のやり方を工夫したり見直したりすることで、これまでよりもさらに効率的かつ生産性の高い仕事を目指す活動です。

    一般的に、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしていくことが効果的であるとされています。

    業務における「ムリ・ムダ・ムラ」とは、 以下の通りです。

    • 従業員一人ひとりに対しムリな量の仕事が任されている
    • 業務フローの中にムダなプロセスや作業がある
    • 作業担当者それぞれの仕事の質にムラがある

    このような業務効率化の活動には様々な手法がありますが、代表的で効果的であるとされている方法がシステム導入による自動化です。

    業務の自動化システムは、企業の業界や規模を問わず、広く活用されており、業務効率化にも高い実績が認められています。

    システム導入によって得られるメリット

    システム導入によって得られるメリット

    業務効率化としてシステムを導入するメリットにはどんな点があるのでしょうか。

    メリットを把握しておくことで、自社の課題に照らし合わせて考えることができます。

    単純作業が自動化できる

    あまり思考を必要としない単純な作業や反復する作業を自動化できる点は大きなメリットです。

    どの業界・企業にも、このような作業が存在しますが、実は単純作業にかかる時間は膨大であるケースも多いのです。

    実際に単純作業をシステムにより自動化したことによって、大幅は業務時間の改善が達成できた事例も数多く存在します。

    業務時間に課題を抱えている企業にとっては大きな解決案となりそうです。

    作業時間が短縮できる

    作業の自動化はもちろん、分析業務や集計業務などもシステムで自動化が可能です。

    このように多くのデータを集めたり分析したりする業務は、時間がかかります。

    部分的にでも自動化することによって、これまでの業務量を削減できるため、必然的に業務時間も削減できます。

    削減できた分の時間は、より創造力や思考力を必要とする業務に充てられるので、アイディアの創出も期待できます。

    作業の均一化が目指せる

    人の手で作業をおこなうと、作業スピードや業務の質にどうしてもバラつきが生じてしまいます。

    もちろん教育などで整えていくことは不可能ではありませんが、時間も手間もかかります。

    システムを導入してしまえば、誰が取り扱っても同じスピード・同じ質の結果を得られるので、業務の均一化を図れます。

    教育にかかる時間も短くて済むので、新人による作業も比較的早く一定水準にまで整えることが可能です。

    データが蓄積できる

    システムを介することで、すべてがデータ化されるため、情報活用に活かせます。

    例えば営業業務やマーケティング業務、人事業務など比較的多くのデータを扱う場合には特に有効です。

    過去データの収集から分析まで自動でおこなってくれるので、いちいち人がデータを保存するための資料を作成したり、細かくデータを見て考えたりする必要がありません。

    システム導入で改善できる業務例

    システム導入によって解決できる業務例

    実際にシステムを使って効率化できる業務にはどのようなものがあるのでしょうか。

    具体的な作業に分けて解説します。

    入力作業や集計作業

    膨大なデータの入力や、さらにその集計などの業務は、人の手でおこなうと時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーも発生しやすい業務です。

    こういった単純な入力作業や集計作業が定期的に発生するのであれば、システムを導入した方が効率的でしょう。

    単純作業や反復作業は、最も自動化を検討すべき業務の一つです。

    会議などのコミュニケーション

    オフィスでの会議はもちろん有効ではありますが、個々のスケジュールが詰まれば詰まるほど、そのスケジュール調整は困難を極めます。

    オンラインミーティングツールを使えば、同じ場所にいなくても気軽に会議をおこなえるので、効率的です。

    また普段からチャットツールや情報共有に特化したツールなどを活用しながら、意思疎通しやすい環境を整えておくことで、意思決定のスピードも速まります。

    在宅ワークやフレックスタイムなど、多様な働き方が広がってきた現代では、コミュニケーションのしやすさに重きをおいた施策がさらに重要になってきたといえるでしょう。

    顧客対応

    一見、人が対応すべき問い合わせ業務もシステム化が進んでいる分野の一つです。

    問い合わせ業務は、同じような質問が寄せられることも多く、単純作業と化してしまいがちな面もあります。

    簡単な質問やよくある質問は、システムに任せて、より複雑でイレギュラーな対応を人がおこなう、という形態は徐々に一般化してきています。

    また質問をデータ化して蓄積していくことで、今後の顧客対応における改善案にも活かすことかできるメリットもあります。

    マーケティング業務

    膨大な顧客データを取り扱うマーケティング業務もシステムの導入によって効率化が可能です。

    顧客の動向や過去の実績、施策の効果など、様々なデータを一か所に集めて自動的に分析できます。

    また顧客の趣向や過去の閲覧履歴・購入履歴などを集めることもできるので、より顧客一人ひとりに合ったオファーを送ることも可能になります。

    営業業務

    マーケティング業務同様、様々な情報を集めて分析をおこなう営業活動にも活かせます。

    営業先の過去の実績や趣向などの情報を集めて自動で分析することで、より効果的な営業活動に活かせます。

    また営業マン個人で抱え込んでしまいがちな情報も、全体で共有する機能などもあり、コミュニケーションの面でも有効です。

    顧客管理や商談管理などをシステムで管理することで、個人業務となりがちな営業業務を、よりオープンな形で全体に共有できます。

    業務効率化を目指せるツールの例

    業務効率化を目指せるツール

    近年では、業務効率化に役立つ様々なツールやシステムが存在します。

    ここでは、目的別にツールを大まかなジャンルに分けて説明します。

    グループウェアシステム

    「グループウェア」とは、組織がチームとなって業務を進めやすいよう、意思疎通しやすい機能が豊富に搭載されたシステムです。

    組織の意思疎通を円滑にし、業務をスムーズに進められるよう、主に以下のような機能が搭載されています。

    • スケジュール表
    • 会議室予約
    • インフォメーション(掲示板)
    • ワークフロー
    • 文書管理
    • To Doリスト

    組織としてはもちろん、To DOリストやスケジュールなどは、個人の業務効率化にも有効です。

    グループウェアシステムは、例として以下のような種類(メーカー)があります。

    • Google Workspace
    • Garoon
    • Desknet’s NEO
    • J-MOTTOグループウェア
    • Aipo

    オンラインミーティングツール

    オンライン上でWebミーティングをおこなえるシステムです。

    昨今のコロナウイルス感染症の影響もあり、かなり一般的になってきたツールでもあります。

    ビデオカメラによるオンライン対話はもちろん、会議をおこないやすい以下のような機能が搭載されています。

    • ビデオ通話
    • ファイル共有(資料・音声・映像)
    • デスクトップ共有
    • ホワイトボード機能
    • 録音・録画

    会議をおこなうことはもちろん、社員研修や対外向けセミナーなども開催でき、活用の幅も広がっています。

    セキュリティもしっかりしているので、オンラインミーティング目的であれば、やはり専用ツールを使用すべきでしょう。

    • ZOOM
    • Skype Meet Now
    • Microsoft Teams
    • Google Meet

    RPAツール

    RPAとは、「Robotic Process Automation」の略で、「ロボットによる業務の自動化」という意味です。

    様々な業務をシステムにより自動化できるRPAツールが、近年幅広い企業にて導入が進んでいます。

    単純な定型業務や情報収集、電話やメール業務のサポートなど、人の手間や時間がかかりやすい業務を機械に任せて自動化できます。

    カスタマイズ性も高く、それぞれの企業の業務に合わせて、オーダーメイドできる点もRPAのメリットです。

    代表的なシステムには以下のようなものがあります。

    • WinActor(ウィンアクター)
    • UiPath(ユーアイパス)
    • Blue Prism(ブループリズム)
    • Automation Anywhere(オートメーションエニウェア)
    • BizRobo!(ビズロボ)

    RPAによる業務効率化についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

    AIツール

    作業の自動化だけでなく、データの蓄積により学習を進め、より適した対応を目指していけるAIツールも、様々なビジネスシーンで活用が広がっています。

    蓄積された膨大なデータから、最適解を導き出す機能に優れており、これを様々な業務に活かせます。

    AIツールは、自動化したい目的によってもツールが異なります。

    どのような業務を自動化させたいのか、どんな機能が必要なのか、検討した上で導入を進めましょう。

    AIができる仕事には以下のような業務が挙げられます。

    • 問い合わせ対応やインフォメーションセンター対応
    • 過去実績やあらゆる情報を考慮し、よりマッチ度の高い営業活動
    • キャリアや経験を考慮した、最適な人材配置に繋がる人事業務
    • 画像認識による検品作業・検視作業

    AIを使った業務効率化の方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

    VBAなどのプログラミングツール

    社内にプログラミングに対する理解がある従業員がいれば、自社でも自動化ツールを作成できます。

    特にVBAを使用したマクロは、とてもなじみ深く、活用している企業も多いでしょう。

    VBAは比較的扱いやすく簡単なプログラミング言語であるだけでなく、企業でよくあるエクセル業務の自動化ならほぼ何でも可能です。

    エクセルを始めとしたOfficeソフトに関連する業務自動化であれば、比較的内製化しやすいでしょう。

    他にも業務効率化を目指せるプログラミング言語は以下のようなものもあります。

    • VBA
    • Python
    • Javascript
    • Ruby

    VBAを使った業務効率化については、こちらの記事で詳しく解説しています。

    まとめ: 自社の業務効率化における課題を見極めてうまくシステム活用を

    自社の業務効率化における課題を見極めてうまくシステム活用を

    業務効率化を目指すシステムも目的によって様々です。

    システム導入は、業務効率化に大きな効果をもたらしますが、費用が大きくかかる場合もあるため、慎重に検討すべきでもあります。

    まずは社内にどんな課題があるのかを分析した上で、どのような自動化システムが必要なのか、どのような機能を望むのか、などの詳細まで検討していく必要があります。

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    記事内で解説した通り、問い合わせ対応の自動化を始め、社内マニュアルやマーケティング活動にも活かせるツールです。

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