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業務効率化と生産性向上の違いとは?働き方改革を進めるために必要なコト

生産性向上のための業務効率化

近年、ビジネスの現場では生産性向上を求める声が多くあります。

少子高齢化による労働人口の減少や、押し寄せるグローバリズムの波に向けた対応など、日本企業が抱える様々な課題に背景があるようです。

そのため多くの企業で生産性向上に向けたさまざまな取り組みをおこなっていますが、施策を打っても思うように生産性は向上していかないことも多いのではないでしょうか。

生産性向上のポイントは業務効率化にあります。

生産性向上と業務効率化との違いは何かの定義から、生産性向上に向けた施策を紹介していきます。

目次

    生産性向上のための業務効率化とは

    生産性向上に必要とされる業務効率化についてそれぞれが持つ意味を改めて確認しましょう。

    生産性向上、業務効率化、それぞれの概念と違い、なぜ生産性向上が必要なのかその背景について解説します。

    生産性向上とは

    生産性向上とは保有しているリソースを最大限に活用し、最小限のコスト(労働投入量)で最大の成果を出すことです。

    生産性はアウトプット(成果)÷インプット(コスト)で導き出されるため、コストを削減して成果を増加させれば生産性は向上します。

    ビジネスの現場においては、コストにあたる労働投入量は労働者数×労働時間で表し、労働時間を削減することで生産性向上を高められます。

    業務効率化とは

    業務効率化とは、仕事を進めるうえでの「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけ出して、削除したり、減らしたりすることで、労働投入量(コスト)を減らし、生産性を高めます。

    • 労働量の過多になっていないか=ムリ
    • 時間や人材を想定以上に投下していないか=ムダ
    • 時期や状況に応じた配分が適切ではなく偏りがないか=ムラ

    などを考えます。

    これらのムリ、ムダ、ムラを削減することで業務効率化が図れるのです。

    業務効率化と生産性向上の違い

    業務効率化を図ることによって、ムリ・ムダ・ムラを削減し、業務に要する労働投入量(コスト)を抑えられます。

    生産性向上はより少ないリソースで、これまで以上のパフォーマンスを発揮するために、労働投入量(コスト)を押さえることで実現します。

    生産性向上にあるコストを押さえるためには、業務効率化が必要です。

    よって、生産性向上の施策が業務効率化である、ということが業務効率化と生産性向上の違いといえるでしょう。

    生産性向上が必要な理由

    生産性向上が必要な理由には大きく2つの理由があります。

    労働人口の減少

    1つ目が労働人口の減少です。

    総務省統計局が発表した「労働力調査」(2020年5月)よると、2020年の労働力人口は6,868万人で、前年と比較すると18万人減少。

    少子高齢化が進む日本では今後も若年層の人口減少が加速すると予測されることから、労働人口が減ると考えられています

    働き手が少なくなるため、より多くの成果を得るためには一人当たりのパフォーマンスの向上が不可欠であり、そのためには生産性向上が欠かせません。

    出典:労働力調査(基本集計)2020年(令和2年)平均結果の概要|総務省統計局

    働き方改革の推進

    生産性向上が必要なもうひとつの理由が働き方改革です。

    働き手の減少が予想されている中、インターネットの爆発的な普及によりグローバリズムが今後も一層進むことが予想されます。

    生産性の低いままでは日本の市場シェアは生産性の高い海外企業に奪われてしまいますので、働き手不足をカバーするためにも、働き手の裾野を広げる必要があります。

    そのための条件に、女性や高齢者がより良く働くためには働き方改革が不可欠。

    つまり、働き方改革を進めるためには生産性向上が大きなカギを握っているといえるでしょう。

    生産性向上や業務効率化を阻むムダ

    生産性向上を高めるためには、業務効率化は欠かせません。

    とくに業務効率化を進めるための、ムリ・ムダ・ムラを軽減するためには、特にムダを削減しなければ業務効率化の達成、ひいては生産性向上を高めることは困難です。

    ビジネスの現場でよくある「ムダ」について、

    • 会議におけるムダ
    • 資料などを作成する際に求める過剰品質のムダ
    • 待機時間のムダ
    • コミュニケーションロスから生まれるムダ

    などをそれぞれ確認してみましょう。

    会議で過去の話をするムダ

    報連相(ほうれんそう)はビジネパーソンに限らず、社会人の基本として浸透していますが、会議において必要なものは「相(相談)」です。

    会議でムダと考えられるものは、すでに起こった過去の話である「報告」や「連絡」が議題のなかに入っていること

    報告のためのレポート作成に、膨大な時間が発生しているのはもってのほかです。

    会議において大切なことは、「未来の相談」と「時間は借り物」である認識を持ち、過去の話をするムダな時間を発生させないことです。

    過剰品質のムダ

    日本人の細部にこだわる性質は評価されることですが、生産性向上の側面においてはムダとなる部分もあります。

    業務を進める中で「細部までこだわる」ことにウェイトを置いた品質管理は、一見すると良いことのに見えます。

    しかし限られた時間の中で、最大の成果を出すうえでは「過剰品質」にならないように意識することが必要です。

    過剰品質に陥る原因には、必要とされる適正品質が理解できていないことや、自己満足を満たすために品質を追求していることなどが考えられます。

    どのくらいの品質が必要なのか、定義付けをしておく必要があります。

    待つムダ

    必要な指示や承認の決済を貰いたい上司が離席していて、待ち時間が生じることはビジネスの現場ではよくあります。

    この「手持ちぶさたな状態で何もしない時間」は待ちのムダであり、スキマ時間ともいえます。

    もちろん上司を上手く捕まえる必要もありますが、これからしなければならない業務の手順を検討したり、新企画のアイデアを出したりなど、やるべきことはたくさんあるはずです。

    短時間で集中して考えることは発展的なアイデアが生まれるケースもありますから、スキマ時間の使い方は重要です。

    さらに、スキマ時間が多すぎる場合は、仕事の全体像を把握して、タスク量を調整する必要があるでしょう。

    コミュニケーションのムダ

    バランスがうまく取れていないやり取りはコミュニケーションロスを生み、ムダを増大させます。

    過剰な情報は混乱を招きますし、過少な情報は不要なやり取りを増やしてしまいます。

    会議がムダに長引いてしまったり、メールのやりとりが多くそれだけで一日が経過してしまったりなどは「コミュニケーションのムダ」が発生している可能性が高いです。

    このような場合の改善策は

    • 会議:ゴールの明確化。分単位での議題のスケジューリングをする
    • メール:メールチェックの時間を決める。チャットツールなどを導入検討する

    などが有効です。

    不要なやりとりをできる限り避けて、最適なコミュニケーションの時間を決めて行動することでムダを削減し、職場で本当に必要な情報だけを共有できます。

    生産性向上のために必要な業務効率化

    生産性向上のために必要な業務効率化のポイントを紹介しましょう。

    まず、どのような場所にどんなムダがあるのか、全体像を把握し、生産性を高めるためのロードマップを描くことが重要です。

    DX(デジタル・トランスフォーメーション)が盛んに叫ばれている今、業務のオンライン化は業務効率化の重要なポイントになってきます。

    ムダな業務の明確化ができれば、本当に必要なコアな業務が見えてきます。

    それ以外の「ノンコア」業務をどのように扱うかについても確認しましょう。

    生産を高める方法:何がムダか知る

    生産性向上に必要なことは、何をもって生産性を向上させるかの全体像を描くことです。

    やみくもに施策を打つと非効率になり、従業員のモチベーションや品質の低下が起こる可能性があります。

    まず、

    • 昔ながらルールに縛られていないか
    • コアな業務ではなくその周辺の業務に時間が取られていないか
    • 時間が多くかかるルーティン業務はないか
    • なんとなくやっている業務はないか

    などを確認しましょう。

    そして理想とする生産性の高い状態を定義します。

    どこに向かっているかを明確にすることでムダの無い施策を実行することが可能です。

    生産性向上へのロードマップを描くことが、大きな一歩となります。

    生産性を高める方法:オンライン化

    効果的な生産性向上をおこなうひとつがITツールの導入ですが、業務をオフラインの状態からオンラインに切り替え可能かをしっかり検討する必要があります。

    例えば、契約書への押印を電子押印に切り替えることだったり、紙書類を極力排除しペーパーレス化を進めたり、対面の会議をウェブ会議に切り替えたりなどがあります。

    自社の課題と合っていないツールを導入すると、ムダが増える可能性もあるため適切な見極めが必要です。

    生産性を高める方法:ノンコアのアウトソーシング

    前述しましたが「コアな業務ではなくその周辺の業務に時間が取られていないか」、つまりノンコアな業務を外注するだけでムダを大幅に削減できます。

    また、外注は業務に対する契約金のみで済むため、

    • 人件費
    • 福利厚生費
    • 各種手当

    などの固定費が必要なくなるので、コストダウンの側面でも期待を持てます。

    アウトソーシングによって、従業員は他の業務に集中して取り組めるメリットもあるのです。

    業務効率化して生産性向上し、働き方改革しよう

    生産性は成果をコストで割った比率によって導かれますが、ビジネスの現場ではビジネスボリュームの兼ね合いから、簡単に成果だけを増大させることは難しいのが現実です。

    生産性向上の視点に限って言えば、コストとなる労働者数×労働時間から生まれる労働投入量を、いかに押さえていくかが重要なポイントといえるでしょう。

    実際に労働人口の減少があるため、コンパクトな労働投入量で業務を効率的に回すかが生産性を向上させるためのキーポイント。

    そのためには業務の効率化をどのように進めていくかにすべてがかかっているといっても過言ではありません。

    「今のままで大丈夫なのだろうか」と常に疑問を持ちながらムダ・ムリ・ムラを減らせるのではないかと、立ち止まって考えてみましょう。

    弊社では、AIチャットボットを使った業務効率化ツール「KUZENアシスタント」をご提供しています。

    業務効率化と生産性向上を図りたいと考えている方は「お問合せ」からご連絡ください。