業務効率化は、企業や部署規模でおこなうものでもありますが、個人でもできることがたくさんあります。
昨今は便利なアプリやツールがたくさんあり、それらを駆使することで、業務の効率化が可能です。
今回は、仕事の業務効率化に役立つ便利なアプリやツールを、機能面やメリットと一緒に解説します。
業務効率化とは
業務効率化とは、
- 従業員一人ひとりに対しムリな量の仕事が任されている
- 業務フローの中にムダなプロセスや作業がある
- 作業担当者それぞれの仕事の質にムラがある
というような、仕事における「ムリ・ムダ・ムラ」を極力省き、効率的に仕事がおこなえる環境を整えていくことです。
業務効率化は、部署やチーム全体、または部署を超えて会社全体で取り組んでいくべきことです。
しかし、従業員一人ひとりもまた、”業務効率化”を意識しながら行動しなければ、環境の改善は難しいでしょう。
今回解説するアプリやツールの使用を含め、個々人が仕事を効率的にこなせるよう、何ができるのか考えて積極的に行動することも重要です。
業務効率化アプリを使うメリット
アプリやツールを率先して使用することで、どんなメリットがあるのでしょうか。
これまでのどんな課題が解決できるのかも、考えてみましょう。
外出先でも確認しやすい
多くのアプリは、どのデバイスでも確認できるマルチデバイスに設計されていることが多いです。
会社のPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどの別のデバイスでも同じ内容が確認できるので、「外出すると仕事が滞る」という状態を回避できます。
取引先に訪問している最中などでも、仕事の様子を確認できるので、帰社しなくともその場で答えが出せることもあります。
空き時間でも仕事が進められる
外出先でも仕事ができるとなると、ちょっとした空き時間を利用しながら、仕事を進めることができます。
例えば、
- アポの合間の隙間時間
- 電車に乗っている移動時間
- フライトを待っている間の時間
- お昼など食事休憩の時間
などの隙間時間でも、ささっと作業を進めることが可能です。
メールの返信や資料の確認などの単調な仕事は、このような空き時間でも十分こなすことができます。
社内やチームとコミュニケーションがとりやすい
チャットアプリを使用すれば、メールよりも気軽に連絡を取り合うことができます。
会話のテンポも速く、出先でも確認しやすいので、やりとりもスピーディーにおこなえます。
ビデオチャットを使えば、出先でもオンライン会議が可能です。
メンバーがオフィスに不在でもチャットやオンライン会議を使えば、変わらぬコミュニケーションがとれるので、仕事の滞りも少なくなるでしょう。
情報やデータの管理が楽になる
オフィスにあるパソコンで、データを管理しているという人も多いはず。
しかし、ひとたび外出してしまうと、それらのデータを確認することが難しくなってしまいます。
オンライン上にデータを管理しておけば、出先でもあらゆるデータを簡単に確認できます。
保管場所を共有しておけば、他の人もアクセスできるので、代理で確認することも容易です。
いつでもどこでも保管データを確認できる状態が作れるので、「帰社して確認します」という時間ロスも減らせます。
業務効率化にオススメなアプリ8種類
ファイルストレージ、コミュニケーションツール、タスク管理、スケジュール管理に使える便利なアプリを、全8種類ご紹介します。
- Googleドライブ
- Dropbox（ドロップボックス）
- ChatWork（チャットワーク）
- Slack（スラック）
- Trello（トレロ）
- Todoist（トゥードゥーイスト）
- Time Tree（タイムツリー）
- Google カレンダー
自身の仕事内容や好みに合わせて使用しながら、業務効率化を目指していきましょう。
1. Googleドライブ
Googleドライブは、Google社が提供するクラウドストレージサービスで、無料で誰でも簡単に利用ができます。
- Googleアカウント作成で利用可能
- 15GBまで無料で利用可能
- 他者とのデータ共有ができる
- フォルダ分けなどデータ整理が簡単
1アカウント15GBまで保管ができるので、豊富な画像の保管も可能です。
保管場所も共有できるので、取引先との大きなデータのやり取りにも向いています。
2. Dropbox（ドロップボックス）
Dropbox（ドロップボックス） は世界的なシェアを誇るオンラインストレージサービスの一つです。
- 無料で2GBまで使用可能
- タスクをこなすことで最大16GBまで無料
- 30日前までのバージョン履歴を復元可能
- 削除したファイル復元が30日間まで可能
- 100MBまで他者へのデータ送信が可能
「友人に紹介する」などDropboxからのタスクをこなすことで、最大16GBまで無料で利用できます。
復元が可能なので、重要な資料を保管しておくバックアップとしても有効です。
データ送信も可能なので、取引先やチーム内での画像・資料共有にも利用できます。
3. ChatWork（チャットワーク）
ChatWork（チャットワーク）は、チャットを使ったコミュニケーションツールで、30万社以上が利用している安心の国内サービスです。
無料で始められるツールで、サポートが手厚く、現場のスタッフでもわかりやすいビジュアルと操作性が特徴です。
- 1対1のダイレクトメッセージ
- メンバーを限ったグループチャット
- グループ内でのやるべきタスクの管理
- チャット内でのファイルのアップロード
- ビデオ通話
- マルチデバイス
- APIで他サービスと連携可能
メールのように複数の宛先を設定してメッセージをやり取りする必要がなくなり、チーム内でのコミュニケーションがより円滑になります。
4. Slack（スラック）
Slack（スラック）は、 アメリカ企業が提供するチャットコミュニケーションツールで、誰でも無料で始められます。
機能が豊富でカスタマイズ性も高いため、エンジニアやIT業界で重宝されているツールと言われています。
- 1対1のダイレクトメッセージ
- メンバーを限ったグループやチャンネルでのチャット
- チャット内でのファイルの共有
- ビデオ通話
- マルチデバイス
- 外部サービスとの連携
- コードを投稿できるsnippet機能
- 情報を一元化できるpost機能
コードを投稿できるという点が特にエンジニアの方にとっては便利な点といえるでしょう。
5. Trello（トレロ）
Trello（トレロ）は、アメリカの企業が提供するタスク管理アプリで、カード式のビジュアルで各タスクの進捗を管理できます。
特徴や機能としては以下の通りです。
- タスクカードを進捗度合いに合わせて移動することで進捗が一目でわかる
- タスクごとにコメントのやりとりが可能
- 担当・納期・進捗別などでタスクを抽出できる
- プラグインを使えば自動でガントチャートが作成できる
- マルチデバイス
進捗に合わせてタスクカードを移動させる「カンバン方式」のユーザーインターフェースで、直感的でわかりやすい操作性が特徴です。
タスクをベースにしたチームでのコミュニケーションも取りやすいので、複数人でのタスク管理に有効です。
6. Todoist（トゥードゥーイスト）
Todoist（トゥードゥーイスト ）は、1,000万人以上が利用するタスク管理アプリです。
思いついたときにすぐタスク入力ができるシンプルな操作性で、個人的なTo Do管理に向いています。
- シンプルで使いやすいインターフェース
- 親子関係を持たせたタスクの階層管理が可能
- DropboxやAmazon Alexaなど60種以上のアプリと連携可能
- タスクやプロジェクトの共有と割り当て
- リマインダー機能
- 独自の進捗状況の可視化
- マルチデバイス
「やらなければならないことを見落とさず、やりこなす」という面で、非常に使い勝手のいいアプリです。
やるべきタスクが多すぎて整理できていないという人には有効です。
7. Time Tree（タイムツリー）
Time Tree（タイムツリー）は、 カレンダー共有により、各々のスケジュール共有に特化したアプリです。
ビジネスだけでなく、家族や恋人とのスケジュール管理など、幅広い用途で使用されています。
- グループごとの共有カレンダーの作成が可能
- 予定に関するコメントのやり取りは可能
- Googleカレンダーと連動可能
- 日付未定の予定をキープできる
- マルチデバイス
カレンダー共有をしているメンバーのスケジュールが一目で確認できるので、空いている日時を見つけやすいメリットがあります。
無料アプリながらカレンダー内の広告表示がなく、見やすいビジュアルも長所の一つです。
特定の予定に関してコメントのやり取りができるので、予定に関する情報をひとまとめにできる点も便利です。
8. Google カレンダー
Google カレンダーは、Google社が提供するスケジュール管理アプリです。
無駄のないシンプルで見やすいデザインが、誰にでも使いやすいといえるでしょう。
- Googleのアカウントがあれば使用可能
- スケジュールの登録・編集
- 他のユーザーとカレンダーを共有
- 複数のアカウントでスケジュール管理を分けられる
- 予定と一緒にデータファイルの添付が可能
- マルチデバイス
Googleのアカウントを持っていれば今すぐにでも利用が可能なのでとても手軽。
アカウントごとにカレンダーを作成し、一つのカレンダーで確認できるので、ビジネス・プライベートでスケジュール管理を分けることも可能です。
まとめ：便利なアプリを使って個人でもチームでも業務効率化を目指そう
昨今は、個人の業務を効率化させるだけでなく、チームやプロジェクトとして業務効率化を目指す”共有”の機能が付いたアプリが多いです。
大体どのアプリやツールも、PC・スマートフォン・タブレットなど複数のデバイスからアクセスができます。
様々な便利アプリを活用すれば、仕事のやり方も改善していけるでしょう。
毎日の仕事の中で、「非効率だな」「これは時間の無駄」と感じている部分が多い人は、ぜひ業務効率化アプリを活用してみてください。
個人としてはもちろん、チームや部署のメンバー皆で取り組むことで、より効率的に仕事を進めていけます。
