「業務効率を上げるアイデアが欲しい」
そのように考えてはいるものの、業務効率化の手法や方法がわからないと悩む方も多いのではないでしょうか？
業務効率化は一気に実現できるものではないため、段階的に取り組むことが重要です。
今回は、業務効率化を図るための手法を8つ紹介します。
業務効率化のメリットや注意点も合わせて解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
業務効率化とは？
2018年に「働き方改革関連法」が公布され、大企業だけでなく中小企業にも業務効率化が強く求められるようになりました。
実際に業務効率化を図る際は、定義や目的を正しく理解した上で取り組むことが重要です。
ここで改めて、業務効率化とは何かを整理してみます。
業務効率化の定義
業務効率化とは、仕事を進める上で生じる「ムダ」「ムリ」「ムラ」をなくし、効率的に取り組むことをいいます。
では業務効率化は、何を目的に実施するのでしょうか。
業務効率化の目的
業務効率化の真の目的は、生産性を上げた結果、それまで以上に高いパフォーマンスを発揮させることです。
業務効率化を図る手法たくさんありますが、業務効率化自体がゴールではありません。
「業務効率化だけ」にこだわるのではなく、自社の課題を洗い出し、目的を明確にした上で取り組むことが重要です。
ここまで、業務効率化とは何かについて解説しました。
実際に業務効率化を実現した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。
続いて、業務効率化のメリットについて見ていきましょう。
業務効率化のメリット
ここでは、業務効率化のメリットを4つお伝えします。
- コスト削減
- 労働時間の短縮
- 社員の士気向上
- 新規事業開拓
それでは、ひとつずつ紹介します。
コスト削減
コストとは、商品の生産や取引などの経済活動に必要な費用のことです。
たとえば、リモートワークを導入することで交通費を削減できれば「ランニングコスト」をおさえられます。
他にも、業務自動化による人件費の削減やペーパレス化による消耗品費の削減など、業務効率化はコスト削減に貢献します。
自社の利益増加にもつながるため、業務効率化によるコスト削減は大きなメリットのひとつです。
労働時間の短縮
業務効率化して作業量を減らすことで、労働時間の短縮が期待できます。
たとえば、会議前に議題や資料を共有することで社員はあらかじめ自分の意見を整理でき、会議時間が短くなるかもしれません。
他にもITツール導入やマニュアル作成など、業務効率化は労働時間の短縮につながります。
社員の士気向上
ひとつ前で業務効率化による労働時間の短縮に触れました。
労働時間が短くなればプライベートにあてる時間を増やせるため、社員もさらに生き生きと働けるでしょう。
業務効率化は、社員の生産性を上げて高いパフォーマンスを発揮させることが目的です。
社員の士気向上につながるような職場づくりを、ぜひ意識してみてくださいね。
新規事業開拓
業務効率化による作業時間の短縮や利益増加は、新規事業開拓のチャンスです。
社員の生産性を上げることで挑戦できる幅も広がります。
そのことによって会社が成長するスピードもさらに高まり、新規事業開拓も期待できます。
業務効率化を実現するための手法8つ
ここでは、業務効率化を実現するための手法を8つ紹介します。
- 優先順位をつける
- 見える化する
- ムダを削る
- 自動化する
- 分業化する
- アウトソーシングする
- 業務体制を整える
- ミスを生かす
それでは、ひとつずつ見ていきましょう。
優先順位をつける
業務効率化を図る上では、いきなり全てのことをやろうとせずに、現状を把握して正しく優先順位をつけることが大切です。
有名なやり方に、「緊急度が高い/低い」「重要度が高い/低い」の4つの領域にタスクを分ける方法があります。
限られた時間の中で、優先順位の高いタスクから着手するようにしましょう。
見える化する
業務の見える化は、ムダに気付けたり課程を見直せたりと、業務効率化に有効です。
普段の業務をどのような手順でおこなっているのか改めて洗い出ししてみましょう。
すると、業務のムダな部分が見えてきます。
また、チームメンバーへも共有することで、自分だけでなく周りも把握しやすくなります。
作業量や目標などを見える化して、効率アップを図りましょう。
ムダを削る
業務を遂行していると、気付かないところでムダが生まれてしまうものです。
たとえば、複数の担当者に割り振っていた業務を一人にまとめてみることで、かえって早く目標を達成できることもあります。
洗い出した工程をチェックし、「ムダを削れる部分はないかな？」と定期的に見直す視点が重要です。
自動化する
テクノロジーの進化に伴い、業務自動化の流れも加速しています。
たとえばAIを導入すると、データ分析や単純作業の削減に役立つでしょう。
予算にもよると思いますが、優秀なツールは業務効率化に役立つため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
分業化する
専門性を持った社員が増えたり、社員の新たな得意分野が見つかったりと、分業化のメリットはたくさんあります。
分業化する際には、情報共有が重要です。
マニュアルやフローチャートを作っておくと、業務の引き継ぎがしやすくなりますよ。
アウトソーシングする
自社の業務を外部へ委託することも、業務効率化につながります。
当然、外注費はかかりますが、専門家へ依頼することでプロジェクトを早く達成できたり、社員を別の業務で生かせたりします。
また、専門家のコンサルを受けることも方法の一つです。
プロの意見を聞くことで、自社で見つけられなかった課題も把握できます。
業務体制を整える
高いパフォーマンスを社員が発揮するために、業務体制を整えることも重要です。
時には、思い切って業務担当者を変更することも求められます。
従業員の能力を正しく把握して、適したポジションに配属してみてください。
仕事しやすい環境を作る意味では、リモートワークの推進や意見しやすい環境づくりも大切です。
ミスを生かす
ただ業務を遂行するだけでなく、効果検証もおこないましょう。
ミスは必ず起きるものなので、どのようにその後へ生かすかが大切です。
ミスを報告しやすい風土づくりや、社内への情報共有、ミスした社員への細かな配慮も重要です。
業務効率化を進める方法
業務効率化は、どのように進めていけばいいのでしょうか？
ここでは手順をお伝えしながら、実際の進め方を解説します。
手順1.現状把握
業務効率化に向けた第1歩目は、現状を的確に把握することから始まります。
現状を把握したい時には、客観的な視点を持つことが重要です。
データを分析したり現場の生の声を聞いたりして、細かな内容までチェックしましょう。
現状を把握しながら、目標までの距離感も確認してみてください。
手順2.課題の抽出
現状の整理ができたら、次は課題を抽出してみましょう。
課題と聞くとマイナスなイメージを持ってしまう人がいるかもしれませんが、課題は目標との差を埋めるために必要なものです。
正しく捉えて克服すると会社の成長につながります。
課題抽出時は、大きなものから小さなものまで、とにかく一度書き出してみることがおすすめです。
手順3.スケジューリング
課題抽出後は、優先順位をつけてスケジュールを立てましょう。
作業量に対してそれぞれどの程度の時間が必要なのか、おおよその見込みを書き出してみてください。
そして、重要度・緊急度をみながらスケジュール帳に予定を落とし込んでいきましょう。
チームでプロジェクトを進める時には、メンバーへ仕事を依頼することもあると思います。
その際、誰にどの程度の量を割り振るかが、とても重要です。
手順4.業務の遂行
業務遂行時は、マニュアルやフローチャートを用意しておきましょう。
これらは業務の標準化に効果的で、パフォーマンスのムラをおさえられます。
また、業務ごとに期限をつけて取り組むとメリハリがつき、遅れにくくなります。
手順5.効果検証
今後の業務に生かすためにも、効果検証は必ずおこないましょう。
効果検証の結果次第では、改善策を考えたり軌道修正をおこなったりすることも重要です。
業務効率化を求める上での注意点
業務効率化を進める前に、注意点をおさえておきましょう。
ここでは、業務効率化をおこなう上での注意点を4つ解説します。
目的を間違えない
業務効率化は、そのもの自体がゴールではありません。
重要なのは、業務効率化の先でそれまで以上のパフォーマンスを発揮することです。
目標を可視化して、真のゴールは何なのか定期的に見直すようにしましょう。
手間やコストを増やさない
業務効率化と聞くと色々手を付けてみたくもなりますが、手間やコストを増やしてしまうのは本末転倒です。
- 本当に必要なものなのか
- 今、導入すべきタイミングなのか
など、十分に精査してから進めましょう。
質を低下させない
業務効率化で大切なのは、社員のパフォーマンス向上です。
たとえハイテクツールを導入したとしても、社員が使いこなせなければ意味はありません。
質を低下させることがないように、現状を的確に把握して必要なものから取り入れていきましょう。
情報共有を怠らない
効率良く業務を進める一方で、情報共有は怠らないようにしましょう。
たとえば、生産性アップにつながった体験を周りに共有することで、会社全体の業務効率化にもつながります。
些細なことでも情報共有するような、風通しのいい組織を目指しましょう。
まとめ：業務効率化の手法と方法を知って段階的に取り組もう
今回は業務効率化を図る手法や方法について紹介しました。
ここで、内容を振り返ってみましょう。
- 業務効率化とは、「ムダ」「ムリ」「ムラ」をなくし、効率的に業務に取り組むこと
- 業務効率化の目的は、生産性を上げ、それまで以上に高いパフォーマンスを発揮させること
- 業務効率化は一気に実現できるものではないため、段階的に取り組むこと
業務効率化は、そのもの自体がゴールではありません。
会社全体が高いパフォーマンスを発揮できるよう、今回紹介した内容をぜひ参考にしてみてくださいね。
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