働き方改革やテレワークの広がってきたため、業務効率化を実現したい……。
こう考えている方のなかには、どのように業務効率化をしたらよいかわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか？
業務効率化を実現するためには、ツールの導入を検討してみましょう。
ツールを導入することで、社員の生産性を向上させられます。
この記事では、業務効率化ツールを導入するメリットから、注意点と判断ポイント、さらにおすすめのツールを紹介します。
目次
業務効率化の課題は？
まず、業務効率化の課題についておさらいしておきましょう。
業務効率化とは、日常業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ出し、これらを減らすことで業務改善をおこなうことです。
業務効率化でコストを削減でき、付加価値のある仕事に取り組む時間をより確保できます。
つまり、業務効率化をおこなうことで、生産性が向上します。
業務効率化が求められるようになった背景は、
- 労働人口の減少
- テレワークの浸透によるDX化の推進
です。
労働人口が減少した場合、今まで2人でやっていた仕事を1人でやらなければいけなくなります。
よって、今までの2倍の仕事をこなす必要が生まれるのです。
またテレワークの浸透によるDX化が広がり、オフィスの外で仕事をする人が増えてきました。
そのため、社内情報の確認や社員間のコミュニケーションをオンライン上に移す必要があります。
このような課題は、業務効率化ツールを導入することで解決できる可能性があります。
業務効率化ツールを選ぶときの判断ポイント
業務効率化ツールを実際に導入したい、と考えた方もいらっしゃると思います。
業務効率化ツールを選ぶときの判断ポイント3つを確認しておきましょう。
判断ポイント1. 現在の問題は何か
業務効率化ツールを導入する前に、現在の業務における問題は何かを確認しましょう。
問題が何かわかっていないと、ツールの導入が目的になります。
すると、ツールを導入しても、業務効率化ができません。
具体的には、以下の内容についてまとめておきましょう。
- 業務の担当者の部署、数、名前
- 業務の工数や現在の仕様ツール
- 業務に必要なスキル
- 業務にかかる時間
- 業務が発生する頻度
これらの内容を確認することで、業務の全体像を把握できます。
全体像を踏まえて、業務のどの部分を効率化することで生産性を向上させられるのか、を考えることが大切です。
判断ポイント2. 使いやすいツールか
業務効率化ツールは使いやすいかが重要となります。
ツールを導入する目的は、ムダな作業の手間を減らし、非効率な業務を効率よくこなすことです。
しかし、ツールが使いづらい場合、導入することによってさらに業務が非効率になってしまうことが考えられます。
例えば、従業員に対して、ツールの使い方の研修などを開く必要があるでしょう。
また、ツールが使いにくいと問い合わせが増えてしまい、担当者の時間が奪われてしまうことも。
さらに、社員の間でツールが定着せず、予算が無駄になってしまうことも考えられます。
機能性やコストも重要ですが、使いやすさは業務効率化ツールを導入する際に最も注意しておくべきポイントの1つです。
判断ポイント3. 試験導入できるか
業務効率化ツールを試験導入できるのか、予め確認しておきましょう。
ツールをどんなに細かく選定しても、実際に使ってみると想定と異なる場合があります。
例えば、既に組織で使われているツールと互換性がなく、データのやり取りが煩雑になるケースが挙げられます。
また、サポートの対応が不十分な場合も。
これらの内容は、実際に使ってみないと分からないことが多いです。
業務効率化ツールでは、無料体験ができる製品がほとんどです。
そのため、まずは小さい単位で課題や使用感を確かめてみましょう。
業務効率化をするときに無料で始められるおすすめITツール7選
業務効率化ツールにはどんなものがあるか、紹介していきたいと思います。
ここでは7つのおすすめITツールを紹介します。
1. Pace
「Pace」は、日報をベースにした工数管理ツールです。
業務効率化のためには、具体的に改善すべき箇所を洗い出す必要があります。
「どの業務の、どの作業に、どのくらい時間をかけているのか？」を把握しなければいけません。
Paceでは、日頃の日報入力をおこなうことで、社員の作業データを蓄積できます。
利益が見える化できるため、限られた人員で利益を増やすための戦略を立てられます。
2. Chatwork
「Chatwork」は、ビジネスチャットツールの1つです。
ビジネスチャットとは、ビジネス利用に特化したチャットツールのことを指します。
Chatworkを導入することで、社内コミュニケーションのスピードや効率をあげられます。
テキストチャットだけでなく、音声通話やビデオ通話も可能です。
さらに、Chatworkでれば、受け取ったメッセージごとにタスク管理ができます。
これにより、コミュニケーションを円滑にするだけでなく、タスク管理の効率化も図れます。
3. DocBase
「DocBase」は、情報共有ツールの1つです。
DocBaseを用いることで、社内のノウハウや情報を蓄積、共有できます。
さらに、読みやすいページを作成するための「Markdown」機能や同時編集、検索機能などを利用できます。
これにより、情報を蓄積するだけでなく、情報をより有効的に活用できるでしょう。
4. ジョブカンワークフロー
「ジョブカンワークフロー」は、ワークフローシステムの1つです。
ジョブカンワークフローを用いることで、申請や承認手続きを電子化できます。
紙の申請書であると、承認手続きの進み具合などを確認できませんでした。
電子化することで、申請書を簡単に記入できる上に、承認手続きの進み具合を確認できます。
さらに、ジョブカンワークフローであれば、スマホからもワークフローシステムの利用が可能です。
5. desknet’s NEO
「desknet’s NEO」は、コミュニケーションを円滑にし、業務効率化を進めるソフトウェア（グループウェア）の1つです。
グループウェアを導入することで、組織間でスケジュール等の情報共有を円滑にし、業務効率化を推進。
desknet’s NEOでは、会議や機材の予約機能、出退勤を管理できるタイムカード機能などを利用できます。
企業内での情報共有や作業効率を向上できます。
さらに、アクセス権限を柔軟に設定できるなど、管理機能が使いやすい点も特徴的です。
6. Asana
「Asana」はプロジェクト管理ツールの1つです。
タスク管理や進捗状況の共有、締切の確認までをまとめて管理できます。
そのため，チーム全体のタスクの整理を効率化できます。
また、AsanaはDropboxやGoogleカレンダーなど、様々なアプリケーションと連携できるため、導入しやすい点が特徴です。
7. board
「board」は、見積・請求書作成ツールの1つです。
書類作成等のバックオフィス作業は日常的に発生するため、業務効率化できると生産性は大きく向上します。
boardでは、書類やステータスを案件単位で管理できます。
書類管理と案件管理を連動させておこなえる点が特徴です。
また通知機能があるため、書類の作り忘れなどの作業漏れがなくなります。
業務効率化ツールを導入するときの注意点
業務効率化ツールを実際に導入したい、と感じた方も多いと思います。
導入する前に、業務効率化ツールを導入するときの注意点を確認しておきましょう。
ここでは3つの注意点をお伝えします。
注意点1. コストを再計算する
業務効率化ツールを導入する前には、必ずコストを再計算しましょう。
このコストとは、
- ツールで業務をどれだけ効率化できるのか
- ツールを導入する際にかかる手間
などがあります。
コストを再計算してみると、ツールを導入しても、業務を効率化できないことに気づく場合があります。
例えば、ツールを導入した結果作業内容が変わり、元の作業よりも手間が増えてしまうことです。
また、ツールを導入した直後は従業員に使い方を指導するなど、時間的なコストもかかります。
本当に業務効率化ツールを導入して効果があるのか、今一度確認しましょう。
注意点2. 現場の意見を聞く
業務効率化ツールは、現場を知らない人だけで導入を決めるのは危険です。
なぜなら現場のことを知らない人がツールの導入した後の作業を設計すると、現場の実情に合っていない設計となる場合が多いからです。
実情に合っていない設計では、逆に作業の効率が落ちてしまいます。
また現場の準備が整っていない段階で導入しても、現場でツールが使われず、生産性が向上しないことも。
中には導入したツールに適応できず、仕事を家に持ち帰ってしまう従業員が増えた事例もあります。
業務効率化ツールを導入する際には、現場の従業員の意見を反映させて検討しましょう。
注意点3. 試験運用をはさみ効果検証をおこなう
業務効率化ツールを導入する際には、必ず試験運用をはさみ効果検証をおこないましょう。
なぜならツールを導入することによって、必ず効果があるとは限らないからです。
実際には、今まで以上に業務に時間がかかってしまうことがあります。
このような場合には、異なるツールの導入を検討するなど、軌道修正する必要があります。
また効果検証を怠った場合、従業員に導入したツールが定着しない可能性も。
なぜなら、効果検証ができていないまま導入されており、組織に最適化されていないからです。
これらの理由から、ツールの導入は段階的に、定期的に効果測定をおこないましょう。
まとめ：ポイントを抑えて業務効率化ツールを利用して生産性を向上させましょう
業務効率化ツールを導入するだけでは、生産性を向上させられません。
現状認識や使いやすさなどのポイントを抑えなければ、現状よりも生産性が下がってしまうことがあります。
ポイントを抑えて業務効率化ツールを利用し、生産性を向上させていきましょう。
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