「業務効率化を果たした企業の事例が知りたい」
「業務効率化できた企業はどんなツールを使っているのだろう……」
このようなお考えはありませんか？
業務効率化を実現すれば、時間的なコストを削減できたり企業の利益増大につながったりと、多くのメリットが得られます。
ただし、取り組み方を間違えると逆に生産性を下げてしまうことがあるので、注意が必要です。
そこで今回は、企業の業務効率化に関する以下の内容を紹介します。
- 企業に求められる業務効率化とは
- 業務効率化できた企業の事例紹介
- 企業が業務効率化に取り組む際のポイント
「自社での業務改善に役立てたい」と考えている方は、ぜひ最後までご一読ください。
企業に求められる業務効率化とは？
少子高齢化が進む中、労働者不足を補うために働き改革や業務効率化に取り組む企業が増えてきました。
感染症拡大によってもリモートワークが推進され、我が国でも従業員の働く環境が大きく変化しています。
人材不足対策以外にも、業務効率化を実現すれば以下のようなメリットが得られます。
- 時間的なコスト削減
- 生産性向上による利益増大
- 従業員のモチベーション向上
- 新たなビジネス展開
企業DXが求められる中、効率的な働き方はますます重要視されていくでしょう。
【事例紹介】業務効率化できた5つの企業の取り組み
ここからは、業務効率化できた5つの企業の事例を紹介していきます。
- AIチャットボットの導入：ランスタッド株式会社
- マニュアルの標準化：株式会社ハクブン
- 朝型勤務✖️コアタイムなしフレックスタイム制の導入：株式会社東邦銀行
- 営業支援システムの導入：東邦インターナショナル株式会社
- 紙帳票の電子化：鈴与株式会社
具体的な取り組み方や導入ツールを参考にして、自社での取り組みに活かしてください。
1.AIチャットボットの導入：ランスタッド株式会社
ランスタッド株式会社は、人材マッチングサービスを展開する企業です。
AIチャットボットの導入以前、ランスタッドは以下の課題を抱えていました。
- 求職者とのファーストコンタクトに時間を要する
- 求職者との初回面談に時間を要する
以前は求職者との連絡の多くをコーディネーターが担当していましたが、それだと夜間や休日の対応が遅れてしまいます。
そこでAIチャットボットを導入し、「人材紹介部門での求職者とのコミュニケーションを24時間以内に設定する」と目標を定めました。
その結果、ランスタッドでは以前の倍の求職者とコミュニケーションを取れるようになったそうです。
ランスタッドはAIチャットボットの導入によって業務効率化を図れただけでなく、顧客満足度の大幅アップも実現しました。
ランスタッドでのAIチャットボット導入事例について詳しく見る
2.マニュアルの標準化：株式会社ハクブン
株式会社ハクブンは、美容室を全国規模で多店舗展開している企業です。
ハクブンには、「高品質な技術やサービスを全国の店舗で均一に提供したい」という思いがありました。
そこで技術マニュアル動画を作成し、接客の合間に自己訓練できる体制を構築します。さらに管理者によるレベルチェックと指導がおこなわれ、従業員の作業の定着化が図られました。
以前は営業時間外にマンツーマンで技術指導をおこなっていたため、従業員への負担にもつながっていたそうです。
マニュアルによる標準化などの取り組みで、時間当たりの入店数は1.8倍になり生産性アップにつながりました。
3.朝型勤務✖️コアタイムなしフレックスタイム制の導入：株式会社東邦銀行
株式会社東邦銀行は、福島県を中心に県内外に店舗を持つ地方銀行です。
東邦銀行では、経営者の強いコミットメントのもと働き方大改革を推進しました。
具体的には、6時30分から勤務可能な朝型勤務、コアタイム（必ず働かなければならない時間帯）なしのフレックスタイム制を導入し、集中できる時間帯に業務をおこなえる環境を用意します。
結果として従業員の仕事効率が上がり、総勤務時間の削減に成功しました。
東邦銀行では、これらの取り組みで創出した時間を活用して研修プログラムへの参加を促すなど、さらなる業務改革に挑んでいます。
4.営業支援システムの導入：東邦インターナショナル株式会社
東邦インターナショナル株式会社は、ワイヤーやケーブル業界に特化した貿易専門商社です。
東邦インターナショナルには、「営業部門の業務生産性を向上したい」という思いがありました。
営業支援システムの導入以前、商談・案件情報の管理は営業担当者が各自でおこない、営業活動の記録や日報作成はメールが中心でした。
そのため、マネージャーによる進捗管理や過去の営業記録を探す作業に時間がかかっていたのだそうです。
営業支援システムの導入により、属人化していた進捗管理や報告業務などの課題を一気に解決します。
営業担当者が商談前におこなう情報整理の時間が短縮され、マネージャーも進捗状況確認後に適切なタイミングで指示が出せるようになりました。
東邦インターナショナル株式会社での営業支援システム導入について詳しく見る
5.紙帳票の電子化：鈴与株式会社
鈴与株式会社は、物流サービスを国内外で展開する企業です。
以前の各物流拠点現場では紙帳票ベースで業務がおこなわれ、記入作業に負荷がかかっていました。
物流現場での紙の枚数は、すべて合わせると年間1,500万枚になっていたそうです。
紙帳票運用時の作業の流れは、下記の通りです。
- フォームを印刷
- 現場でフォームへ記入
- 事務室でシステムへ入力
- ファイリング・保管
それが帳簿をタブレットで電子化することにより、作業時間（月間370時間）や紙の消費量（月間5,600枚）の削減を実現します。
さらに全社的なデータ集計や分析が可能になり、業務改善のPDCAを促進できるようになりました。
鈴与では紙帳票を電子化することで、ペーパーレス化だけでなく業務のスピードアップや生産性向上につながりました。
企業が業務効率化に取り組む際のポイント8つ
企業が業務効率化に取り組む際のポイントを8つご紹介します。
- 効率化に取り組む項目を明確にする
- 実現可能な体制を構築する
- 業務マニュアルを作成する
- ITツールを導入する
- アウトソーシングをおこなう
- 社内での情報共有に努める
- 従業員への配慮を忘れない
- 効果検証をおこなう
それでは、1つずつ見ていきましょう。
1.効率化に取り組む項目を明確にする
はじめに、現状を把握して効率化に取り組む項目を明確にします。業務でのムダを洗い出し、これから注力すべき作業をリストアップしましょう。
同時に多くのことを始めると従業員も戸惑ってしまうので、作業は少しずつ取り組んでいくのがおすすめです。
取り組む項目を決める際は、定型化された業務や高頻度でおこなう業務などを優先すると良いでしょう。
2.実現可能な体制を構築する
取り組む項目を明確化したあとは、実現可能な体制を構築しましょう。
いくら新たな制度やシステムを導入しても、実働する体制が整っていなければ効果は発揮されません。
従業員の得意不得意を見極めて、適切な人材配置をおこなうことも重要です。
3.業務マニュアルを作成する
「業務のムダ」をなくすために、マニュアルを作成するのがおすすめです。
要点をまとめたマニュアルを用意しておけば、初めて業務に取り掛かる人が一から調べる手間を省けます。
マニュアルを見ながら作業するようになれば、従業員によるパフォーマンスのムラもある程度おさえられるでしょう。
4.ITツールを導入する
業務効率化に取り組む際の4つ目のポイントは、ITツールの導入です。
AIチャットボットやRPAなど、業務効率化に役立つツールはたくさん存在しますが、ITツールを導入しても使いこなせなければ意味がありません。
大事なことはITツールを導入して業務効率化に役立てることなので、手段が目的化しないように気を付けましょう。
5.アウトソーシングをおこなう
場合によっては、アウトソーシングをおこなったほうが業務効率化できるケースもあります。
生産性の低い業務を外部のプロに任せることで、本来取り組むべき業務に集中できるからです。
しかし、アウトソーシングでは別途委託費が必要になります。導入前には社内でしっかり議論して、費用対効果を分析した上でアウトソーシングするようにしましょう。
6.社内での情報共有に努める
業務効率化に取り組む際は、社内での情報共有も重要になります。
上手くいったケースだけでなく、ミスやトラブルなども社内で積極的に共有しましょう。
良いことだけでなく、悪いことも報告しやすい風土を作っておくことが大切です。
7.従業員への配慮を忘れない
業務効率化に取り組む際の7つ目のポイントは、従業員への配慮です。
業務効率化を求める余り、無茶な要求をしてしまっては従業員への負担が大きくなってしまいます。
目標に向かってチャレンジすることも大切ですが、従業員への配慮も忘れないようにしましょう。
8.効果検証をおこなう
業務効率化に取り組んだ後は、効果検証をおこなってください。
ITツールの導入前後でどのくらい生産性がアップしたのか、軌道修正すべき業務はないのかなど、実施した内容を今後に活かすことが重要です。
しっかり効果検証をおこなうことで、業務効率化の精度もさらに高まっていくでしょう。
まとめ：ツールを活用して企業の業務効率化を促進させよう！
今回は、企業の業務効率化について解説しました。
少子高齢化が進む中、労働者不足を補うために企業の業務効率化が求められています。
定型化された業務や高頻度な業務などを中心に、取り組みやすいものから効率化を図っていきましょう。
なお、企業の業務効率化にはITツールの導入も効果的です。
株式会社コンシェルジュでは、ノーコードAIチャットボットの「KUZEN」を提供しています。
少しでも興味のある方は、「お問い合わせ」から気軽にご連絡ください。
