「業務効率化のアンケート結果が知りたい」
「アンケート結果から現状や課題を把握して、自社での取り組みに活かしたい」
このようなお考えはありませんか？
アンケート結果を見ると、多くの社会人が「働く中で無駄な作業がある」と感じていることが分かります。
一方で、「工夫すれば業務効率化できる」と思っている人が多いのも事実です。
今回は、業務効率化のアンケートに関する以下の内容を紹介します。
- 業務効率化における現在の状況のアンケート
- 今後の業務効率化に向けてのアンケート
- 業務効率化のアンケート結果からの考察と対策
社内の業務効率化に取り組みたい人は、多くの社会人が抱えている悩みを把握して、適切な解決策を提示することが重要です。
本記事では、アンケート結果を業務効率化に生かすための対策も解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
業務効率化における現在の状況のアンケート
ここでは、業務効率化における現在の状況のアンケート結果を紹介します。
今回はテーマを以下の2つに絞りました。
- 【質問1】なぜ効率化できていないと思いますか？
- 【質問2】業務効率化のために工夫していることはなんですか？
まずは、なぜ効率化できていないと思っているのか見てみましょう。
参考記事①：仕事の効率化 – アンケート集計結果｜エン派遣
参考記事②：業務効率の改善についてのアンケート調査 ｜はたらこねっと
参考記事④：第72回アンケート集計結果「「仕事の生産性」について」｜エン ミドルの転職
参考記事⑤：「働き方改革」への企業の取り組み実態に関するアンケート調査 各所で業務効率化が進むも、約4割ものビジネスパーソンが、旧態依然とした「会議」のあり方に課題があると回答！｜BONXのプレスリリース
【質問1】なぜ効率化できていないと思いますか？
効率化できていないと思うことについてのアンケート結果を見てみると、大きく以下の3つにカテゴリー分けできました。
- 組織編
- 会議編
- その他
ひとつずつ紹介します。
組織編
【会社や上司が原因】
- 会社や上司の体質（保守的である）
- 確認印が必要なのに、上司の出張や外出でなかなか会えない
- 上司への伺いに気を遣い過ぎるせいで、本来は他社と戦わなければいけないのに会社内で戦っている
【業務体制の問題】
- しっかりとした業務フローが作られていない
- 同じことを何度も確認したり説明したりして手間がかかる
- 同じ仕事を複数人が同時に進めてしまっていた
- いまだにアナログ作業が多い
- 印刷に手間がかかる
【社内コミュニケーションの問題】
- しっかりとした説明がないために、何に役立つのか分からない資料を作っていることがある
- 部下へのフォローに手を取られてしまう
- 上司からの適確な指示がなく、目的の見えない作業をしてしまっている
会議編
- 会議の回数が多過ぎる
- 会議のルールが曖昧
- 会議中に本筋から話がそれる
- いつも同じ話が出てゴールが見えない
- 決まったメンバーだけが話していて発言機会が少ない
その他
- 自分自身のスキルの問題
【質問2】業務効率化のために工夫していることはなんですか？
業務効率化のために工夫していることのアンケート結果を見てみると、以下の5つにカテゴリー分けできました。
- 社内環境改善編
- スケジュール管理編
- 会議編
- 社内コミュニケーション編
- 自己研鑽・自己管理編
このアンケート結果を知るだけでも、自社に活かせることがあると思います。
早速、ひとつずつ見てみましょう。
社内環境改善編
- マニュアルを整備し直した
- チームの目標や進捗を見える化している
- 権限移譲することで部下の責任感とやる気が増した
- 定期的に業務の見直しをしている
- 自分がやらなくても良い業務は分担している
- ノー残業デーを作っている
- テレワーク＆フレックス制を導入した
- AIや業務効率化ツールを導入した
スケジュール管理編
- 始業前に1日のやることリストを作成している
- 業務の棚卸しをする日を決めている
- 緊急度・重要度別に優先順位付けしている
- 頼まれごとはすぐやるように意識している
- 本来の締切日よりも前に自分だけの締切日を作っている
- 一定時間ごとに休憩時間を作っている
- 準備にあてるだけの時間を作っている
会議編
- 事前に共有事項を決めている
- 業務効率化を図るための会議を実施している
社内コミュニケーション編
- 挨拶や世間話を多くするように心掛けている
- 目を見て話すようにしている
- 成功例や失敗例を積極的に共有している
- 分かりやすく伝える努力をしている
- 悩んだらすぐ相談するようにしている
自己研鑽・自己管理編
- 体調管理に気を付けている
- 効率的に働いている人を観察して真似ている
- 通勤時間を有効活用している
- デスク上の整理整頓を心掛けている
- 辞書登録を活用している
今後の業務効率化に向けてのアンケート
ここでは、今後の業務効率化に向けてのアンケート結果を紹介します。
参考記事①：仕事の効率化 – アンケート集計結果｜エン派遣
参考記事②：業務効率の改善についてのアンケート調査 ｜はたらこねっと
参考記事③：【営業100人アンケート 03】仕事をしたつもりになるのはもうやめよう！非効率な仕事の改善策 | Urumo！
【質問】どんなことを効率化していきたいと思いますか？
「どんなことを効率化していきたいか」のアンケート結果を見てみると、以下の4つにカテゴリー分けできました。
- 社内環境改善編
- 会議編
- 社内コミュニケーション編
- 自己管理編
社内の業務効率化を図りたいと考える人には、とても参考になる内容だと思います。ひとつずつ見ていきましょう。
社内環境改善編
- 情報共有の仕組みづくり（業務指示の明確化）
- 仕事量の偏り
- データ入力業務の効率化
- 一人ひとりの得意を活かす適正な人事配置
- 顧客からの単純な質問に対する回答
- 企業の慣習で残っている不要な業務
- 書類申請の電子化（印刷業務の削減）
- 不要な残業
- 業務効率化ツールの導入
- AIの導入
会議編
- 会議数の削減
- 会議時間の短縮（事前に会議にかける時間を決めておく）
- 議事事項を事前に共有
- 適切なファシリテーターの選任
- 業務効率化を図るための会議を実施
社内コミュニケーション編
- 使用目的を適切に伝える（作成資料など）
- 人付き合い（縦と横のつながり）
- 意見が出やすい職場づくり
- 一人ひとりに適確な指示を出す
自己管理編
- 休暇や休憩時間を適度に設ける
- マルチタスクに作業をこなす
以上がアンケート結果の紹介でした。続いて、業務効率化のアンケート結果からの考察を見てみましょう。
業務効率化のアンケート結果からの考察
アンケート結果を見ると、業務効率化の必要性を感じている人が多く見受けられました。今回の回答をもとに、業務効率化に役立ちそうな内容の一例を改めて紹介します。
- 電子印鑑
- テレワークの導入
- 業務フロー、業務マニュアル作成
- 社内コミュニケーションツール
- オンライン会議
- ノー残業デー（積極的に休む）
- フレックス制
- AI導入
- 業務効率化ツール導入
- 業務効率化を図るための会議
- ペーパーレス化
アンケート結果では、特に会議の効率化に取り組めている企業が少ない印象でした。働き方改革が求められる中、ムダな会議時間の削減は重要課題の一つと言えます。
「会社や上司が保守的でなかなか業務効率化を図れない」との意見からも、DX化が求められる現代において、保守的な会社や上司をいかに変化させられるかは大きな鍵だと伺えます。
また、「コミュニケーションの重要性」は多くの人が感じています。
目標や進捗状況の見える化、部下への権限移譲など「チームとしての働き方を意識している」という意見も多かったです。
組織が大きくなればなるほど、社員間での細かなやり取りが難しくなりますが、プロジェクトを進める上で社員間の円滑なコミュニケーションは必要不可欠です。
挨拶や世間話など、たとえ業務とは直接関係のない話でも、社員間の距離が縮まることで結果的に業務効率化を図れることもあります。
新たな対策として、社内コミュニケーションツールを導入した企業もありました。
また、社内だけでなく「顧客や打合せ先との連絡を簡略化したい」というニーズも見て取れます。
個人でできる対策としては、スケジュール管理が工夫次第で改善できる内容も多い印象でした。
中には「毎日昼寝の時間を設けている」という回答もあり、適度な休みを意識しながら働いている人も少なくないようです。
ここで紹介した内容がすべてではありませんが、アンケート結果を参考に自社での取り組みへ活かしてみてください。
アンケート結果を業務効率化に生かすための対策
前章で挙げた項目すべてをすぐに導入するのは難しいと思いますが、まずは狭い範囲から取り組みはじめて徐々に広げる策も一つです。
ノー残業デーの設置やテレワーク＆フレックス制の導入など、世の中の動きに合わせた働き方が求められています。
業務効率化の担当者は、時代に合った業務マニュアルや業務フローの作成・見直しから取り組まれてみてはいかがでしょうか？
確認印や上司の出張が多いことに関する悩みに対しては、電子印鑑やテレワークの導入で効率化を図れるでしょう。
「ちょっとした会議のために出社するのが非効率」という声への対策として、たとえばオンライン会議を導入してみるのも一つです。
直接集まって話し合うべき会議と、そうでない会議とで使い分けができると社員の負担を減らせるかもしれません。
また、SNS運用に力を入れる企業が増えていることを訴え、利便性をPRして社内外におけるコミュニケーションツールの浸透を図る手段もあります。
業務効率化を図るシステムやツールの導入は新たに費用がかかりますが、中長期的にみると必要な投資なのではないでしょうか。
便利な業務効率化ツールが増えていますので、ぜひ積極的に試してみてください。
まとめ：業務効率化のアンケート結果を自社の取り組みに活かそう！
今回は、業務効率化のアンケート結果を紹介しました。
アンケート結果を見ると、多くの社会人が「働く中で無駄な作業がある」と感じている一方で、「工夫すれば業務効率化できる」という意見も沢山ありました。
業務効率化はすぐに取り組めるものばかりではありませんが、今は便利な業務効率化ツールやAIなどが存在します。
まずは狭い範囲から取り組み、世の中の動きに合わせた働き方が実現するよう業務改善を図ってみてくださいね。
