日常業務に時間が取られているため、業務効率化を実現したい……。
こう考えている方の中には、業務効率化を実現する方法がわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか？
業務効率化を実現する方法は様々ですが、QRコードを用いて実現することが可能です。
QRコードを活用することで、日常業務の負担を軽減できます。
この記事では、QRコードが業務効率化で役立つ理由から、使い方、事例を紹介します。
目次
QRコードとは？業務効率化で役立つ理由
QRコードとは、文字列情報を二次元バーコードにしたものです。
スマートフォンなどのカメラからQRコードを読み込むことで、文字列情報を識別できます。
近年スマートフォンが急速に普及したため、誰もがQRコードを読み取れるようになりました。
そのため、QRコードが一般的に用いられるようになり、企業のマーケティングやサービスで用いられるようになってきました。
QRコードから文字列情報を読み取れるので、WEBサイトへのアクセスはもちろん、QRコード決済や、航空チケットなどに用いられています。
QRコードが業務効率化に役立つ理由
上記の使われ方が一般的ですが、QRコードは業務効率化にも役に立つのです。
なぜなら、QRコードは業務にスピードと正確性をもたらすためです。
例えば、セミナーの受付業務での活用方法が考えられます。
これまでの受付業務では、参加者は氏名や個人番号などが記載された入場券を受付に提示し、その情報を係の方が照らし合わせて確認する方法が取られていました。
しかし、この方法では受付に時間がかかり、係の人による参加者のチェックミスなどヒューマンエラーが発生しやすいでしょう。
この問題は、参加者一人ひとりにQRコードを発行することで解決できます。
参加者はQRコードを提示し、担当者は読み取るだけで良いのです。
このように、QRコードは様々な場面で業務効率化に役立てられます。
業務効率化する上でのQRコードの使い方2つ
業務効率化する上で、実際にどうやってQRコードを使えばよいのでしょうか。
ここでは、QRコードの使い方を2つ紹介します。
使い方1. QRコードの読み取り方
QRコードを読み取ることで、文字列情報を獲得できます。
QRコードを読み取る方法は主に2つあります。
- スマートフォンによって読み取る方法
- 二次元バーコードリーダーを用いる方法
スマートフォンの場合、無料公開されているQRコードリーダーアプリをダウンロードすることで、読み取れます。
なお、iPhoneは標準のカメラアプリから読み取り可能です。
二次元バーコードリーダーは、QRコードから読み取った情報を文字列情報としてPCに送れます。
そのため、パソコンとUSBケーブルで接続することでQRコードを読み取れます。
使い方2. QRコードの作り方
QRコードを読み取るためには、読み取るためのQRコードを作らなければいけません。
QRコードの作成と聞くと一見難しく聞こえますが、そこまで難しくありません。
現在は、無料で文字列情報をQRコード化できるWebサービスがあります。
「QRコード無料作成ツール」などを用いた作成がおすすめです。
簡単な操作でQRコードを作れる点がメリットです。
QRコード化したい文字列を入力してボタンを押すと、PNGファイル形式のQRコードがダウンロードできます。
QRコードの読み取りで得られるデータ
QRコードでは実際にどのようなデータを読み取れるのでしょうか。
ここでは、QRコードの読み取りで得られるデータを4つ紹介します。
データ1. 該当データ
読み取りで得られるデータの1つ目は、該当データです。
QRコードにて指定された該当データを抽出できます。
該当データを抽出した後に、その情報を閲覧、または、データの編集をおこなえます。
データ2. 読み取り時刻
読み取りで得られるデータの2つ目は、読み取り時刻です。
QRコードを読み取った時刻は、データベースに記録できます。
読み取った時刻を記録しておけば、セミナーの受付であれば受付をした時刻を調査するときに役立てられます。
データ3. 読み取った人
読み取りで得られるデータの3つ目は、読み取った人が誰であるかです。
スマートフォンでQRコードを読み取る場合には、スマートフォンに個人を識別できるような情報を付与しておきましょう。
例えば、スマートフォンごとに割り振られている12桁のアドレス（物理アドレス）などがあります。
二次元コードリーダーで読み取る場合には、QRコードに個人を識別できる情報を書き込んでおきましょう。
これにより、誰がQRコードを読み取ったのか、または、誰のQRコードを読み取ったのかがわかるようになります。
データ4. 読み取った場所
読み取りで得られるデータの4つ目は、読み取った場所です。
QRコードを読み取る端末に、位置情報を事前に取得させておきましょう。
位置情報を取得できれば、QRコードを読み取ったタイミングで位置情報をデータベースに記録できます。
なお、読み取った場所のデータの取得は、読み取る端末がスマートフォンの場合に実現可能です。
QRコードによる業務効率化の事例
QRコードを実際に業務効率化に活かす事例を3つ紹介します。
QRコードを導入することによってどんな効果が出るのかをまとめました。
実際に導入するためのツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
事例1. スキャン業務
QRコードの導入事例の1つ目は、スキャン業務です。
それぞれのにQRコードを付与しておくことで、印刷して書き込みをした文書をオンラインで修正する作業が容易になります。
一度印刷した文書を再び修正する場合、スキャナーを準備する必要があり、手動でデータをフォルダ分けしなければなりません。
QRコードを印字して読み取ることで、原稿を素早く修正でき、文書管理の時間も短縮できます。
そのため、医療機関での電子カルテや、製造業での仕様書の管理などで業務効率化ができます。
スキャン業務でおすすめのツールは「Capture Pro Software」
スキャン業務にてQRコードを導入できるツールは、「Capture Pro Software」です。
Capture Pro Softwareでは、QRコードが印字されている文書がスキャンデータの区切りとなります。
そのため、スキャンする書類を区切りごとにまとめておけば、一括して処理できます。
また、QRコードを用いてスキャンした原稿を識別し、自動的にフォルダ分けも可能。
そのため、スキャンをした後にパソコンでデータをまとめなおす必要がなくなります。
事例2. 顧客分析
QRコードの導入事例の2つ目は、顧客分析です。
QRコード用いることで、販促物の効果測定の業務を効率化できます。
具体的には、販促物であるチラシなどのオフラインの媒体からWebサイトへ誘導できた数を可視化できます。
一般的に、販促物は配った後にどのようなお客様がWebサイトにアクセスしてくれたのか、正確な効果がわかりません。
効果を推測しようとしても、売上等から推測するのには時間がかかります。
しかし、QRコードを導入することでアクセスしたデータを蓄積できるため、販促物の効果を従来よりも簡単に測定できます。
顧客分析でおすすめのツールは「クルクルManager」
QRコードを用いたアクセス解析をするツールには、「クルクルManager」があります。
クルクルManagerでは、Webサイト上でQRコードを作成でき、QRコードの読み取り回数やユーザーのログまで取得。
QRコードを販促物の効果測定に用いれば、集計業務や販促効果の特定に役立ちます。
またクルクルManagerでは、QRコードを読み込んだリンク先を変更可能です。
例えば、QRコードを変えなくても「キャンペーンページ」から「キャンペーン終了ページ」に切り替えるだけで対応が終了します。
クルクルManagerでは、すべての機能を無料で無制限で使用できます。
また、商用利用も可能です。
QRコードを読み取った後に広告ページに誘導するなど、マーケティングにも繋げていきましょう。
事例3. 在庫管理
QRコードの導入事例の3つ目は、在庫管理です。
QRコードを用いることで、入出荷数を現場でシステムに直接入力できます。
紙での在庫管理だと、記入漏れが起きやすいデメリットがあります。
また、日々の在庫集計のために、紙に記録した在庫情報をパソコンでまとめなおさなければいけません。
しかし、QRコードを用いることで、その場でシステム上に在庫情報を反映できます。
つまり、紙の情報をパソコンでまとめ直す必要がなくなり、記入漏れを防げるのです。
在庫管理ではバーコードを用いる場合もありますが、QRコードはバーコードよりも多くの情報を付与できます。
そのため、賞味期限や製造ロットまで管理したい場合は、QRコードを導入することがおすすめです。
在庫管理でおすすめのツールは「在庫スイートクラウド」
QRコードを用いた在庫管理をするツールには、「在庫スイートクラウド」があります。
在庫スイートクラウドでは、在庫数の正確な管理の他にも、出荷精度の向上を測るための工夫が施されています。
QRコードを読み取ったときに、読み取り端末に出荷指示を表示できるのです。
指示と異なる作業をした場合には、エラーが発生して作業を中断する仕組みとなっています。
QRコードを用いた在庫管理をすることで、在庫数の管理の業務効率化ができ、出荷精度を高められます。
まとめ：QRコードを活用して業務効率化しよう
この記事では、QRコードが業務効率化に役立つ理由から、業務効率化の事例まで紹介しました。
QRコードは、企業のマーケティングだけではなく、業務効率化によって生産性を向上させることにも役立てられます。
なぜなら、業務にスピードと正確性をもたらすためです。
それぞれの事例を参考にして、QRコードを活用した業務効率化を検討してみてください。
※ＱＲコードはデンソーウェーブの登録商標です。
