「事務作業を効率化したい」
「業務改善するためのアイデアが欲しい」
このようなお悩みはありませんか？
事務作業はルーティンワークも多いため、効果的な取り組みやツールの導入によって大幅な業務効率化を図れます。
そこで今回は、事務の業務効率化に関する以下の内容を紹介します。
- 事務作業を効率化するための取り組み10選
- 事務作業に活かせる業務効率化ツール7選
- 業務効率化に向けた具体的な進め方
すぐに実行できる内容も紹介していますので、事務の業務効率化を図りたい方はぜひご一読ください。
目次
事務に求められる業務効率化とは
事務作業の効率化には、毎日発生する決まった作業に時間をかけ過ぎないことが重要です。
単純にスピードアップだけを求めてしまうとケアレスミスの発生を招いてしまうので、適切な取り組みやツールを用いて業務効率化を図りましょう。
事務作業を効率化するための取り組み10選
ここでは、事務作業を効率化するための取り組み10選を紹介します。
- 整理整頓して作業しやすい環境を作る
- ショートカットキーを使って時間短縮につなげる
- メールを確認する時間を作る
- 相手に合わせた報連相を心掛ける
- 単純作業・高頻度作業は自動化する
- 得意不得意に応じて業務担当を変更する
- 周囲の協力を得ながら効率的に作業を進める
- 単純作業・高頻度作業は自動化する
- 書類や資料をデジタル化する
- 必要に応じてアウトソーシングを検討する
すぐに取り組めるものもありますので、ぜひ参考にしてみてください。
整理整頓して作業しやすい環境を作る
事務作業の効率化には、デスク周りやデスクトップ上の整理整頓が欠かせません。
デスク上に様々な資料が散らかっていると、資料を探す際に見つかりにくくなってしまいます。
デスクトップ上もフォルダ毎にデータをまとめて保存したり不要なデータを削除したりして、整理整頓を心掛けましょう。
ショートカットキーを使って時間短縮につなげる
パソコン作業をする際は、ショートカットキーを使うと時間短縮につながります。
「保存」や「コピー」、「ペースト」などのショートカットを使う人は多いかもしれませんが、ショートカット機能は他にも沢山存在します。
ショートカット機能をまとめた一覧表を作成して自社で共有すれば、会社全体の業務効率化も図れるでしょう。
メールを確認する時間を作る
手掛けるプロジェクトの量が増えるほど、メールの受信回数が多くなりがちです。
メールはいつ受信するか予測できないものなので、受信のたび返事をすると本来進めるべき業務が後回しになってしまう恐れもあります。
対策としては、1日の中でメールを確認する時間を作っておくのがおすすめです。
相手に合わせた報連相を心掛ける
作業を効率化するためにも、相手に合わせた報連相を心掛けましょう。
こまめに報告を求める人もいますが、まとめて報告をしてもらいたい人には頻繁な連絡は必要ありません。
また、取引先への連絡であれば印象が悪くならないよう丁寧な文章を心掛けるべきですが、気の合う同僚にそこまでの配慮は必要なさそうです。
業務マニュアル・フローチャートを作成する
ルーティンワークが多い事務作業こそ、マニュアル作りが重要です。
ケアレスミスが多い作業の改善策をマニュアルに落とし込めば、ミスが発生しにくくなります。業務マニュアルのアップデートは、さらなる業務効率化に役立つでしょう。
同時にフローチャートも作成すれば、仕事の引継ぎの際に後継者が戸惑うことが大幅に少なくなります。
業務マニュアル・フローチャートの作成時は、表やイラストも使いながら読みやすい資料となるように心掛けましょう。
得意不得意に応じて業務担当を変更する
一人ひとり得意不得意は異なるものです。たとえば、資料チェックが得意な人もいればテキスト入力のスピードが速い人もいます。
得意な業務をお願いすることで従業員もやりがいを持って働けますので、得意不得意に応じて業務担当を変更することも検討してみてください。
周囲の協力を得ながら効率的に作業を進める
責任感の強い人ほど業務を一人で抱え込みがちですが、苦手なタスクを無理して自分でこなすより、得意な人にお願いしたほうが効率的に作業が進むこともあります。
特に締め切りが近い仕事は、「間に合わないかもしれない」と思った段階で早めに周囲の協力を得るようにしましょう。
単純作業・高頻度作業は自動化する
後ほど業務効率化ツールも紹介しますが、単純作業や高頻度作業は自動化するのもおすすめです。
自動化ツールの導入により、それまで手入力していたデータを機械に任せることができ、ケアレスミスの削減や大幅な時間短縮が可能になります。
集中力低下や疲労からミスが発生しやすい事務作業にこそ、自動化ツールの導入が効果的です。
書類や資料をデジタル化する
書類や資料をデジタル化することで、印刷や保管のコストを削減できます。デジタル化すれば紙のように劣化する心配も必要ありません。
電子書面では単語検索ができるため、検索したい場所も見つかりやすくなります。
必要に応じてアウトソーシングを検討する
ルーティンワークの多い事務は、アウトソーシングに向いている業務の1つと言われています。
専門性の高い外部へ委託することで、もともと教育に費やしていた時間を削減することも可能です。
アウトソーシングすることで自社のリソースを確保でき、本来力を入れて取り組みたい業務にも集中できます。
事務作業に活かせる業務効率化ツール7選
事務作業に活かせる業務効率化ツールを7つ紹介します。
- タスク・スケジュール管理ツール
- 勤怠管理システム
- Web会議システム
- 電子署名・電子承認ツール
- オンラインストレージ
- AIチャットボット
- RPA
それでは、1つずつ見ていきましょう。
タスク・スケジュール管理ツール
今ではスマホやパソコンの普及により、タスク・スケジュール管理ツールを使用して外出先でも情報を共有できるようになりました。
ツールを使えば、離れた場所にいる複数人と同時にコミュニケーションを取ることもできて便利です。
勤怠管理システム
勤怠管理システムを導入すれば、集計作業に当てていた多くの時間を削減することが可能です。
従業員の各種申請の度に対応する必要もない上、従業員の労働時間を正確に管理できるため、労務管理の観点からも優れたツールです。
Web会議システム
3つ目に紹介する業務効率化ツールは、Web会議システムです。
Web会議はデバイスと通信環境さえ用意すれば場所の制限がありませんので、移動にかかる時間や経費を大幅に削減できます。
Web会議の録画機能を活用すれば、当日参加できなかった従業員も会議の様子を後から確認できます。
電子署名・電子承認ツール
脱ハンコに向けて、電子署名・電子承認ツールを取り入れる企業も増えています。
電子署名法が2001年に施行され、電子署名がなされた電子文書も法的効力を有するものとして認められるようになりました。
電子署名・電子承認ツールを活用すれば、テレワーク期間中に押印や決済のために出社する必要もなくなります。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上でファイルを管理できるサービスです。
ネット環境があればアクセスできるため、場所や時間に縛られることなく閲覧・編集が可能です。
データが一元管理されており、探す手間も省けて情報の共有を効率化できます。
AIチャットボット
AIチャットボットを導入すれば、社内外からの様々な問い合わせにAIが対応してくれます。
たとえばKUZENでは、社内QAの第一フロントをチャットボットに任せられるKUZENアシスタントや、顧客の声をデータ分析できるKUZENサポートなどを提供しています。
これまで人がおこなっていた作業をAIに任せることで、大幅な業務改善が可能です。
RPA
近年多くの企業に導入されているツールの1つが、RPAです。RPAは「Robotic Process Automation」の略語で、人がおこなうルーティンワークをロボットに任せて自動化することを指します。
RPAの導入により、書類作成やデータ入力、電話応対といった業務を自動化できて業務効率化に効果的です。
業務効率化に使える具体的なツールは、「業務効率化できるアプリやツール8種類を活用しよう」でもご紹介しています。
業務効率化に向けた具体的な進め方
仕事の全体像を把握する
事務作業を効率よく進めるためには、仕事の背景と全体像を把握しておくことが重要です。
- なぜその作業をしなければならないのか
- 最終的なゴールは何なのか
- いつの時点でどの程度まで進めておけばいいのか
など、業務を開始する前に必ず確認しておきましょう。
目標を立てる
仕事の全体像が把握できたら、次に目標を立てます。
その際に意識したいのは、いきなり全てのことをやろうとしないことです。
たとえば前章で業務効率化ツールを7つ紹介しましたが、一度に多くのツールを導入すると社員も戸惑ってしまいます。
せっかくツールを導入しても定着しなければ意味がありません。まずは達成できそうなサイズの目標を立ててみて、その目標に必要なツールから導入していきましょう。
大事なのは目標を達成することです。業務効率化の手段が目的化しないように気を付けましょう。
スケジュールを決める
仕事の全体像を把握して目標を立てた後は、スケジュールを決めます。
その際、優先度を見極めることが大切です。急いで進めると業務の質が下がることもありますので、無理ない範囲で優先度の高い業務から取り掛かるようにしましょう。
業務を複数回に分けることも方法の1つです。沢山の資料を1度にまとめてチェックすると、疲労や集中力の低下からチェックの質が下がってしまうこともあります。
このような場合、適度な間隔を空けてスケジュールに入れることで質や効率を落とさずにチェックしやすくなるはずです。
実行する
続いて、スケジュールに沿って業務を実行します。業務マニュアルやフローチャートを活用すると、アウトプットの質も安定しやすくなります。
業務実行する中で気付きや改善点などが出てきた際は、メモしたりマニュアルをアップデートしたりして次回以降に活かしましょう。
効果検証をおこなう
ただ業務を実行するだけでなく、効果検証をおこなうことも大切です。
ツールは上手く活用できたのか、ツール導入前後でどんな変化が見られたのかなど、効果検証を必ずおこないましょう。
改善できた内容を可視化することで、導入したツールも社内で浸透しやすくなります。思うような成果を挙げられなかった場合でも、改善策を立てて次回に活かすことが重要です。
まとめ：ツールも導入しながら事務の業務効率化を図ろう！
今回は、事務の業務効率化について解説しました。
業務を効率化する取り組みやツールは沢山ありますが、まずは実行しやすいものから選択するのがおすすめです。
業務効率化ツールは導入するだけでは意味がありません。しっかり効果検証までおこない、手段が目的化しないように気を付けましょう。
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