「ナレッジ共有を社内で始めたいけれど何から始めたら良いか分からない。」
「ナレッジ共有にどんなメリットがあるの？」
ナレッジ共有が具体的にどのようなメリットがあって、業務にどのように役立つのか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、ナレッジ共有について解説し、メリットや効果を上げるポイントを分かりやすく解説します。
目次
ナレッジとは？
ナレッジとは、ビジネス活動で社員が保有する知識や経験、事例など企業にとって良い効果をもたらす幅広い情報を指します。
英語で「knowledge」をそのまま日本語に訳すと知識を意味しますが、企業活動においてのナレッジは知識を意味するだけに止まらず、付加価値を持つ情報全般を指します。
ナレッジの種類
ナレッジには大きく分けて「暗黙知」と「形式知」の2種類があります。
それぞれについて詳しく解説します。
暗黙知
暗黙知は、明確に言葉にしたり、人に伝えたりするのが難しい知識のことです。
具体的には、個人の行動や経験、主観的な直感に基づいた知識を指します。
分かりやすく言うと、社員が業務の中で身につけた長年の経験やテクニックのことです。
その経験やテクニックを言語化したりマニュアル化したりせず、持っている人だけが分かっている状態です。
形式知
形式知は言葉にして人に説明や表現ができる知識のことです。
視覚化や数値化、マニュアル化も可能で、見える化された情報や知識を意味します。
暗黙知と形式知は別物ではなく、中身は同じであり、見える化がされているかどうかの違いです。
暗黙知を形式知にうまく落とし込めればナレッジ共有はスムーズにいくでしょう。
ナレッジ共有とは？
ナレッジ共有とは、社員一人ひとりが持つナレッジを企業内全体やチームメンバー、その他社員などに伝え共有することです。
勤続年数が長く経験豊富な社員は多くの有益なナレッジを持つことが多く、これを新しい人にいかに伝えていくかが課題です。
経験豊富な社員が持つ暗黙知を、同じ部署や社内の人と共有できる形式知の形にして、あらゆる業務で活用できるようにします。
伝えないまま退職したり不在になったりすると属人化してしまい、業務が滞ってしまうでしょう。
社員が持っている時点では暗黙知の状態のナレッジを、形式知の状態にして伝えていく必要があります。
ツールや社内の周知をおこないナレッジ共有の文化を育てながら取り組むことが、業務効率化や企業発展のために重要です。
ナレッジ共有の3つのメリット
ナレッジ共有で多くのメリットが得られます。
ナレッジ共有のメリットの詳細は、「ナレッジ共有で得られる7つのメリット！成功事例や導入手順もご紹介」を参照してください。
本記事では特に大きなメリットを3つ選んで簡単に解説します。
属人化防止
ナレッジ共有で属人化の防止が期待できます。
属人化とは、担当の社員がいないために、ある業務を進められなくなってしまうことです。
人材の流動性が活発になっており、担当者が急に不在となる事態が起こるようになりました。
病気で突然休んでしまったり、退職してしまって聞く手段がなくなってしまったり、問い合わせに答えられる人を探すまで業務を始められません。
ナレッジ共有ができていれば、担当者不在での業務が進められない事態を避けられます。
業務効率化
ナレッジ共有のメリットには、業務効率化もできることがあげられます。
あらかじめナレッジを集約し共有しておけば、必要となったときにすぐに参照して業務に役立てられるからです。
常に参照できる状態にしておけば、時間短縮につながるので業務効率化や生産性向上が期待できます。
また、重要な業務は担当者に負担が集中してしまい、共同作業ができないと効率がダウンしてしまいます。
複数の社員が担当できるよう負担を分散できれば、生産性の低下も防げるでしょう。
組織全体でナレッジを活用できれば、業務効率化を積み重ねられ企業全体のパフォーマンスも上げられます。
教育や引き継ぎのコストの低減
新入社員研修や部署異動で新しく入ってきた社員への教育には時間やコストが多くかかります。
ナレッジ共有されていれば、社内に蓄積されたスキルやノウハウなどをナレッジとしてマニュアル化できるため、社員教育の時間や新たに資料を作る経費のコスト削減が可能です。
教育に力を入れすぎて時間をかけるあまりに通常業務が回らなくなる状態を回避できるので、効率よく人材育成ができます。
またこれまでに自身が仕事上で直面したトラブルや課題をいかに乗り切り解決したかという体験談や事例なども情報共有すると、新入社員だけでなく社内の多くのメンバーにとって役に立つナレッジとなります。
ナレッジ共有を効果的にする3つのポイント
ナレッジ共有を効果的にするポイントを3つ紹介します。
さらに詳しく効果を上げるポイントを知りたい方は、「ナレッジ共有の導入事例7選と、企業の成功につなげる3つのポイント」「ナレッジ共有とは？企業が抱える問題を解決する4つのSTEP」にも記載していますので、参考にしてください。
ツールを用いる
ナレッジ共有の有効活用には、スムーズに必要なナレッジにアクセスできる環境が必要です。
スムーズなアクセスの実現には、ナレッジ共有の専門ツールの活用をおすすめします。
ナレッジ共有の専門ツールを活用すれば、効率的なナレッジの管理ができるからです。
ナレッジツールは導入したら終わりではなく、社員に活用してもらう必要があります。
現場の人にツールの操作性をあらかじめ確認してもらいましょう。
使ってみることでナレッジ共有のメリットもイメージしやすくなります。
課題の共有
ナレッジ共有は、社内全体または部署単位など複数人での共有が前提です。
周囲の利用を促進させるためには、社内や部内で現状の課題を把握しましょう。
例えば
- 属人化が起こっている業務がある
- 資料が散在し場所が分からない
- 最新資料と古い資料が混在し、どれが最新か分からない
などがあります。
課題を洗い出し、解決すべき課題の意識を共有しましょう。
初めはある程度限定してスモールスタートし、ナレッジ共有に慣れてきたら徐々に範囲を広げていくことをおすすめします。
共有のメリットや目的を周知
ナレッジ共有を活発にするためには、なぜ共有が必要なのか、どのようなメリットがあるのかを理解し納得してもらうことが重要です。
ナレッジ共有の必要性やメリットが分からない状態で進めてしまうと、社員はなぜ業務時間を割いてまでナレッジを作成しなくてはならないか思ってしまうからです。
それではナレッジ共有のモチベーションは上がらず、有益なナレッジは蓄積されません。
トップに立つ人が率先してナレッジ共有を実践する取り組みの姿勢を示し、メリットや目的を語ってもらう必要もあります。
有益なナレッジ提供への表彰や報奨金制度の導入もナレッジ共有を活発にする一つの施策です。
自社の課題に見合うナレッジ共有のメリットを周知し、社員の利用を促進させモチベーションも高めましょう。
ナレッジ共有に効果的なツール
先ほどナレッジ共有を効果的にするポイントの一つにナレッジ共有ツールの活用を挙げました。
ここでは具体的にナレッジ共有ツールを解説します。
さらにサービス名やサービスの具体的な説明については、「ナレッジ共有ツールおすすめ16選を選び方と併せて目的別に紹介」を参考にしてください。
チャットボット
チャットボットはナレッジ共有の最適なツールの一つです。
チャットボットは会話形式で、質問に回答してくれるシステムです。
チャットボットにナレッジを登録しておけば、知りたいことがある時に気軽に会話形式でナレッジを探し出せます。
社内FAQサイトのように、目的のナレッジページを探し出さなくても、チャットボットが目的のナレッジを回答してくれます。
AIが搭載されたタイプであれば、質問と回答のやりとりが蓄積された学習データを精度向上に生かすことも可能です。
チャットボットは分析や効果検証がしやすいので、仕組みが定着しているか精度の向上が測れているかを定期的に確認できます。
社内SNS
社内SNSもナレッジ共有ツールとして適しています。
社内SNSは組織やチーム内で用いるSNS機能を備えたコミュニケーションツールです。
情報共有の場として活用可能で、気軽に役立つ情報を投稿することでナレッジとして蓄積ができます。
社内SNSの大きなメリットは、社内でのコミュニケーション活性化です。
社員間でのやりとりが活発になれば、自身が持つ経験や知識を共有しやすくなり、多くの人のナレッジがやりとりされます。
自社の大きな資産である有益なナレッジが蓄積でき、組織力の向上にもつながります。
ドキュメント管理
ナレッジはテキスト・Word・PDFなどの文書ファイルや、マニュアルや会議資料などの文書が大半を占めます。
文書ファイルを即座に検索できるドキュメント管理ツールであれば、有効なナレッジをスムーズに見つけられます。
目的の情報にすぐにアクセスできれば、仕事の効率も向上するでしょう。
社内文書が多い、マニュアルが多い業務には特に有効です。
まとめ：スモールスタートしながらナレッジ共有を社内に浸透させよう
本記事ではナレッジ共有について詳しく解説しました。
ナレッジ共有には多くのメリットがありますが、それらのメリットを生かすためには、課題の共有や周知など本記事で述べたポイントを抑えましょう。
専用ツールを導入しつつ、ナレッジ共有はスモールスタートするのが良いでしょう。
いきなり大掛かりに始めずに、仕組みを整えつつナレッジを蓄積し社内に浸透させることが大切です。
より本格的な運用をしたいのであれば、チャットボットクラウドなど専用ツールの導入が望ましいでしょう。
「株式会社コンシェルジュ」は、ノーコードAIチャットボット「KUZEN」を開発、販売しています。
効果的なナレッジ共有方法をお探しの方は、お気軽にお問い合わせください。
