「LINE公式アカウントの友だちのメッセージに対応していたら、時間がかかり業務が進まない…」
「LINE公式アカウントを作成したけど、メッセージ送信の使い方がよくわからない…」
LINE公式アカウントには、キーワード応答メッセージ機能があります。
キーワード応答メッセージには自動返信機能があり、営業時間外でも顧客対応が可能なので業務の効率化も期待できます。
この記事では、LINE公式アカウントのキーワード応答メッセージの概要やメリット、注意点をご紹介しますので、ぜひ最後までご一読ください。
LINEキーワード応答メッセージとは
LINEキーワード応答メッセージとは、LINE公式アカウントの友だちからメッセージを受信した際に、メッセージに含まれるキーワードに反応し、自動返信ができるメッセージ機能です。
事前にメッセージの内容やキーワードの設定をすれば、友だちは知りたい情報を自分が好きな時に知ることができるメリットがあります。
企業側も営業時間に関係なく24時間365日、自動返信をしてくれるので業務の効率化が実現できます。
LINEキーワード応答メッセージの機能
LINEキーワード応答メッセージの便利な機能についてご紹介します。
自動返信
事前に設定したメッセージ内容をLINE公式アカウントの友だちに自動返信できる機能です。
通常のLINEでは、メッセージを手打ちで返信をしますが、応答メッセージを設定すれば自動で返信ができます。
キーワード返信
友だちからのメッセージの中に事前に設定したキーワードが含まれていた場合、用意しておいたメッセージを自動返信できる機能です。
キーワード返信は、友だちのメッセージ内容に合わせて、適切な返信ができます。
例えば、友だちが「営業時間」について知りたくて質問をしたとします。
キーワードに「営業時間」を設定していれば、最適なメッセージを返信できます。
キーワードメッセージは、友だちとのメッセージのやり取りが円滑かつスピーディーになるメリットがあります。
しかし、事前に設定したキーワードと友だちが入力したキーワードが完全一致した時のみ返信が可能です。
よく質問されると想定される「営業時間」「料金」「駐車場の有無」などは全てキーワード設定にすることをおすすめします。
ランダム返信
キーワードを設定していない応答メッセージを複数用意し、友だちのメッセージに対して、ランダムに自動返信できる機能です。
友だちからキーワード以外の内容を受信した際に、毎回ランダムに異なる返信ができます。
また、キーワード返信とランダム返信の併用は可能です。
営業時間や駐車場の有無などのよくある質問はキーワード返信の設定にして、それ以外はランダム返信にしてもいいでしょう。
スタンプなど
テキストだけでなく、多種多様な情報やメッセージを返信できます。
- スタンプ
- 写真
- 動画
- URL
- ボイスメッセージ
- カードタイプメッセージ
- クーポン
- リッチメッセージ
- リッチビデオメッセージ
- リサーチ
- カードタイプメッセージ
友だちの興味・関心を惹きつけやすいメリットがあります。
LINEキーワード応答メッセージの特徴
LINEキーボード応答メッセージの特徴についてご紹介します。
画像・PRページも送信できる
キーワード応答メッセージは、テキストのほかにスタンプや画像、PRページの送信が可能です。
追加キーワードの設定できる
LINEキーワード応答メッセージは、完全に一致したキーワードのみしか反応せず、メッセージを送信できません。
一例を挙げると、「クーポン」をキーワード応答メッセージに設定したとします。
「クーポンほしい」や「クーポン！」などのメッセージには反応できません。
このような言い回しの違いや入力ミスに対応ができないケースを避けるため、追加キーワードを設定することが可能です。
例えば、「クーポン」「お得サービス」「割引」のように複数のキーワードを設定したら、どのキーワードにも反応してクーポンが送信されます。
あらかじめ、友だちが入力すると想定されるキーワードを複数設定することで、チャットのやり取りがスムーズになりますよ。
LINEキーワード応答メッセージのメリット
LINEキーワード応答メッセージのメリットを3つご紹介します。
メリット①顧客対応の自動化
LINEキーワード応答メッセージを活用すると、24時間365日自動でメッセージ返信ができます。
顧客が営業時間外や定休日にメッセージを送信し、企業や店舗側がすぐに確認できない場合でも、顧客を待たせることなく対応が可能です。
顧客は自分の都合が良い時に知りたい情報を知れるので、顧客満足度が向上するメリットもあります。
メリット②業務の効率化
顧客との個々のやり取りは、一人ひとりに合わせた丁寧な対応ができますが、一方でメッセージを送信する作業は、企業や店舗にとって負担になる場合もあります。
LINEキーワード応答メッセージを利用すると、よくある簡単な質問や問い合わせに対して自動返信できるので、人件費や時間を削減して業務の効率化が実現します。
また、人員不足や繁忙時でもキーワード応答メッセージが自動で返信してくれるので、クレーム防止にも繋がるでしょう。
メリット③集客の自動化
LINEキーワード応答メッセージは、上述した通りテキスト以外にも、写真や動画、公式ホームページのURLなども送信できます。
写真や動画は、商品の案内や新製品のキャンペーン情報をテキストよりも、魅力的にわかりやすく友だちに送信できるメリットがあります。
さらに、公式ホームページのURLを送信することで、友だちは気になった商品の価格や店舗の場所も知ることができ、直接店舗に足を運んでもらえる確率は高くなるでしょう。
膨大な広告宣伝費や人件費を費やす必要なく、集客が自動的にできるようになります。
キーワード応答メッセージの設定方法
キーワード応答メッセージの設定は無料で短時間で完了します。
設定方法は以下の通りです。
①管理画面にログインし、「応答メッセージ」をクリック
②「作成」をクリック
③「タイトル」「ステータス」「スケジュール」「キーワード」（応答メッセージの配信期間）などの承知を入力
④「変更を保存」で「保存」をクリックしたら、完了
タイトルをクリックすると、メッセージが編集できます。
キーワード応答メッセージの注意点
キーワード応答メッセージについて注意すべき４点をご紹介します。
注意点①自動送信モードになっているか確認する
応答メッセージの設定画面で、自動送信モードにチェックが入っているか確認しましょう。
注意点②「自動応答」がONになっているか確認する
自動応答が「オフ」だと作動しませんので、必ず「オン」にしましょう。
注意点③「ステ―タス」がONになっているか確認する
「ステータス」がオフだと動かないので、「ステータス」がオンになっているか確認しましょう。
注意点④「スケジュール」の日時が合っているか確認する
スケジュールの日時が違うと動きません。
日時が決定しない時は、「スケジュールを設定する」のチェックを外しましょう。
AI応答メッセージならキーワード設定が必要なし！
AI応答メッセージは、AIがメッセージの内容を読み取って、キーワード設定をしなくても最適なメッセージを自動返信できる機能です。
AI応答メッセージは、下記のような何種類かのパターンが用意されています。
- あいさつ
- 使い方
- お礼
- 応答不可
- クレーム
- お問い合わせ
- 長文質問エラー
「長文を返信する時間がない」「毎回、返信をするのが大変」と悩みを抱えているならば、AI応答メッセージの利用をおすすめします。
応答メッセージとAI応答メッセージの違い
キーワード応答メッセージとAI応答メッセージの最大の違いは、キーワードの設定の有無です。
上述しましたが、キーワード応答メッセージは、メッセージに含まれる「キーワード」に反応して、自動返信が可能です。
一方、AI応答メッセージは、キーワードを設定する必要がなく、AIがメッセージの内容を理解して自動返信してくれます。
AI応答メッセージのデメリット
AI応答メッセージのデメリットは、大きく2つあります。
- あらかじめ、返信するメッセージを設定しなければならない
- AI応答メッセージは複雑な質問には対応できず、チャットがかみあわない場合がある
AI応答メッセージは、非常に便利な機能です。
しかし、企業や店舗が想定していなかったメッセージや質問があった場合に、適切な回答ができない可能性があります。
回答ができない場合は、手動で返信をしなければなりません。
そんな時は、応答メッセージを「自動応答」か「手動応答」と状況によって使い分けましょう。
応答メッセージには、2種類の応答モードがあります。
- Botモード
- チャットモード
Botモードとは、友だちからのメッセージにあらかじめ設定したメッセージだけに反応し、自動返信できる機能です。
応答メッセージのみが使用可能で、チャットやAI応答メッセージの利用ができません。
チャットモードとは、1対1で直接トークができる「チャット(手動)」か、基本的なやり取りはAI応答メッセージで自動返信し、複雑なやり取りはチャット（手動）で返信できる「スマートチャット」のどちらかの設定が可能になります。
つまり、チャットモードの「スマートチャット」を設定すると、複雑な質問やメッセージ対しては「チャット（手動）」で対応し、営業時間外の対応や営業時間や駐車場の有無などの簡単なよくある質問に対しては、AI応答メッセージが自動返信できます。
膨大なメッセージ返信の手間や面倒から解放されるでしょう。
まとめ キーワード応答メッセージで自動化を目指そう
今回は、LINEキーワード応答メッセージのメリットや注意点をご紹介しました。
自動返信を活用すれば、顧客対応の時間を大幅に削減できます。
また、「応答メッセージ」と「AI応答メッセージ」を併用すれば、一人ひとりの顧客に寄り添った対応ができるので、顧客満足度も上がる効果もメリットもあります。
無料で簡単に設定できますので、キーワード応答メッセージを試してみてくださいね。
株式会社コンシェルジュでは、LINEと連携できるノーコードのAIチャットボット「KUZEN-LINK」を提供しています。
顧客一人ひとりに寄り添ったサービスの提供をご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。
